Анализ существующих информационных технологий при решении данной задачи

Одной из проблем, возникающих в процессе работы у сотрудников Департамента, является низкая скорость проведения обработки данных и анализа финансовой и экономической отчетности. Это связано с недостаточной автоматизацией данных процессов.

Большое количество данных находится на бумажных носителях, что является причиной длительного поиска нужной информации. Часть данных представлена в виде табличных форм в Excel, а вторая часть хранится в виде внешних отчетов в 1С: Свод отчетов, но этого не достаточно для проведения экономического анализа.

Еще одна проблема, возникающая у экономического отдела Департамента, связана с возникновением ошибок, которые, как правило, являются следствием некорректных расчетов.

В настоящее время в Департаменте не реализована в должной степени автоматизация процессов обработки, хранения и накопления данных.

Требования к разрабатываемой экономической информационной задаче

1.5.1. Информационное обеспечение

При разработке практического приложения важную роль играет информационное обеспечение. Особенности экономической информации обуславливают высокие требования к актуальности информации, достоверности, простоте доступа и объема обработки информации.

Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объектам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в автоматизированной системе управления при ее функционировании.

Основной функцией информационного обеспечения является надежное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя, а также удобный доступ к этим данным.

Общая характеристика документов.

Все документы характеризуются: наименованием, отражающим содержание документа и формой, определяющей структуру документа.

По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные и производные, содержащие результаты обработки данных других документов.

По роли в общей технологии обработке данных документы разделяются на:

- документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы;

- документы для ввода оперативной информации;

- извещения об изменениях периодически поступающее для корректировки ранее введенной информации;

- запросные документы, содержащие условие поиска данных.

Форма документа.

Документы оформляются и заполняются в условном порядке: каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой или макетом. Форма документа отражает структуру информации, которая содержится в документе, а также определяет состав, название и размещение реквизитов входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части:

-заголовочная (шапка);

-содержательная.

В шапке обычно содержится код формы, указано название и номер документа, дата заполнения, а также общие данные для всего документа.

Содержательная часть включает название реквизитов и место для их значения.

Средства организации и ведения внемашинного информационного обеспечения.

К средствам организации и ведения внемашинного информационного обеспечения можно отнести:

1. систему классификации и кодирования технико-экономической информации;

2. унифицированная система документации, которая содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

3. систему классификации и кодирования технико-экономической информации, являющейся средством классификации и кодирования множества единотипичных объектов. Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что нужно для ее автоматизированной обработки.

 Система классификации - совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подлинность в соответствии с признаками сходства или различия.

Система кодирования – совокупность правил образования кода.

Кодовое обозначение характеризуется использованием набора символов, алфавитом, длиной и структурой обозначения.

Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символов в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный разряд для проверки кода – контрольный разряд.

Два метода кодирования – классификационное и регистрационное.

Классификационное построено на основе классификации объекта. Классификационная система может быть двух типов – последовательная и параллельная.

Последовательная основана на иерархической системе классификации, а параллельная на фосетной классификации.

Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Она может быть – порядковой и серийно – порядковой.

В порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Эта система используется когда множество кодируемых объектов не велико и нет необходимости разбиения их на группы.

Серийно – порядковая система кодирования предусматривает нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.

Классификатор.

Документ содержащий описание классификационных группировок, структуру кода и наименование объектов называется классификатором или кодификатором.

Классификаторы могут иметь различную степень детализации в пределах предприятие, отрасль, государство.

Унифицированная система документации.

Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы включенные в унифицированную систему документации. Многие унифицированные системы документации используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования технико-экономической информации.