Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции

Лекционный комплекс по дисциплине

«Дипломатической документация и делопроизводство»

Лекция 1. Введение. Основы делопроизводства в учреждениях

1. Общие правила организации документооборота.

2. Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции.

3. Рассмотрение и прохождение входящей внутренней и внешней служебной корреспонденции.

4. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.

5. Цель и задачи дисциплины.

Цель лекции: понять общие правила организации документооборота в учреждениях и организациях.

Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, корреспонденция, регистрация.

Общие правила организации документооборота

Документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправки.

Документооборот должен соответствовать следующим требованиям:

1) целевое движение документов (документы кратчайшим путем попадают исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

2) четкое распределение документов между сотрудниками в соответствии с должностными обязанностями.

К важнейшим функциям организации работы с документами относятся:

1) функция учета документов;

2) контроль исполнения документов.

Названные функции обеспечиваются регистрацией документов - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Документооборот в учреждениях обычно состоит из следующих потоков:

1) поступающих (входящих) документов;

2) отправляемых (исходящих) документов подразделения и филиалы учреждений, сторонним организациям;

3) внутренних документов, обеспечивающих решение задач в пределах учреждения (протоколов, актов, служебных и объяснительных записок и т.д.).

Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции

Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается и регистрируется делопроизводителем. Прием и передача корреспонденции руководству и исполнителям без регистрации запрещается. Документы, поступившие не по адресу, возвращаются делопроизводителем их авторам или отправляются по назначению.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время (выходные и праздничные дни) принимается дежурными работниками Департамента безопасности, которые обязаны передать полученную корреспонденцию делопроизводителю в первый рабочий день после выходных (праздничных) дней.

Делопроизводитель просматривает и сортирует почту на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.