Как организовать эффективную рекламу предстоящей выставки?

Каждый участник выставки усердно заботится о содержании своего стенда, его внешнем виде и прочих мелочах. Однако если не будет выполнена качественная реклама самой выставки, то мало кто сможет на нее прийти.

Столица России на данный момент выполняет роль культурного и в первую очередь, экономического центра государства и СНГ. Здесь постоянно проходит множество встреч, переговоров, конгрессов и профильных выставок. На каждом шагу представитель заинтересованной компании сможет обратить внимание на хорошо выполненную иллюстрацию. Важно передать суть предстоящего мероприятия в подробностях и донести ее каждому.

Присутствие партнеров на выставке будет обязательно, но нужно привлекать и людей со стороны, которые даже и не подозревают о существовании полезной для них программы. Современное производство наружной рекламы необходимо для создания информативных плакатов, по масштабу занимающих целый бигборд, стену дома или забор у дороги. На данный момент это очень результативный метод привлечения людей из массы.

Чтобы созданная рекламными менеджерами композиция была лучше заметна, ее дополнительно освещают светоэлементами. В пасмурную погоду и в темное время суток прохожие, пассажиры транспорта и другие люди непременно обратят внимание на содержание вывески. Для оформления выставки тоже можно использовать световые рекламные короба в помещении. Продукция, информация или предметы будут привлекать внимание посетителей намного эффективнее, нежели у других участников, не использующих качественные осветительные конструкции.

В большинстве случаев в столице проводятся выставки узкой специализации, направленные на изучение продукции определенного вида. В результате, участник, выделивший свой стенд из серой массы, стал намного заметнее для зрителей. В совокупности с другими методами привлечения внимания (конкурсы, розыгрыши, акции) владелец стенда производит настоящий фурор, а все затраты вернутся в сто крат. Одновременно можно использовать и продажу своих товаров с бесплатными приложениями.

Важно, чтобы в создании общей композиции присутствовало соответствие во всем. Все затраты на уличные рекламные блоки и подарочные наборы должны быть оправданы. Ведь если продукция стоит недорого и хорошо раскупается, то увеличивать расходы на раскрутку бренда не имеет смысла.

Теперь можно даже закончить специальные курсы или получить высшее образование, необходимое для создания выставочных экспозиций и рекламных афиш. Эти сферы тесно связаны между собой и будут полезны многим состоявшимся маркетологам, промоутерам и прочим участникам жизни бизнеса.

Рекомендации по работе на выставочном стенде

На выставочном стенде, прежде всего, следует ограничить раздачу. Уже заполнив анкету, посетитель получает отличную возможность ознакомиться с экспонатами поближе, а если он не хочет оставлять свои координаты, то хотя бы сообщить, что именно их интересует. Как показывает практика, на выставке в Москве можно раздать неимоверное число всевозможных презентов, но ведь ваша главная задача далеко не в раздаче сувениров всем подряд, а именно тем, кто может купить вашу продукцию или услугу, например, геологические изыскания Москва. Поэтому при расчетах количества презентов, отталкивайтесь не от числа посетителей выставки, а от количества потенциальных потребителей, которых может оказаться не один, а например, три человека, и всех их стоит на стенде напоить и накормить, а не только одарить одноразовой ручкой.

Безусловно, многое зависит не только еще от статуса выставки, от ситуации в отрасли и от макроэкономической ситуации в целом, но и от того каким образом расположен стенд и насколько хорошо будут работать ваши стендисты. Что касается организации работы стендистов, приведем вам довольно циничную, но вполне реалистичную классификацию ошибок их работы:

- Плохой менеджер тот, который не спросивший визитку у посетителя, выдает ему каталог продукции.

- Плохой менеджер, который взял визитную карточку у посетителя, переговорил с ним, но не заполнил информацию в анкету.

- Неответственный руководитель по стенду, который не проверил и не уговорил написать посетителя свои комментарии на протяжении всего выставочного дня, при условии, что они не были сделаны сразу.

- Плохой менеджер тот, который записал координаты посетителя, не представляющего тот или иной интерес для компании, и выдал ему каталог вместо небольшой дешевенькой листовки.

- Неответственный руководитель по маркетингу тот, который вместо листовки и простенькой сувенирки, не додумался заведомо праздно проходящему (дабы тот отстал) вручить что-либо мелкое с вашей информацией.

- Плохой стендист тот, что на выставке тратит драгоценное время (и не только) на праздношатающегося престижного мужчину, который очевидно ничего и никогда у вашей компании не купит, однако ему хочет пообщаться и косит свой взгляд на столик с яствами и коньяком на стенде. Впрочем, главный по стенду в данной ситуации тоже сплоховал, вовремя не заметивший этого и не «снявший» стендиста с ненужного разговора.

Не стоит эти замечания воспринимать античеловеческой и ужасной агитацией, это всего лишь опыт мировой практики. На любой европейской выставке с посетителем вовсе не станут разговаривать, пока тот не даст визитку или не заполнит анкету - у них все детали отработаны до мелочей.

И напоследок приведем пример очень хорошей выставки, которая проводилась одной компанией по принципу «встречи с партнерами и клиентами». Их выставочный стенд был организован наподобие... маленького кафе. Практически половина пространства площади стенда занимали столики на четверых и барная стойка. Стоит отметить руководство этой компании, это была их собственная концепция выставки, которую их отдел рекламы и маркетинга «развил» и реализовал. Об этом выставочном стенде и методах их работы буквально в первый же день говорила вся выставка!

Технологические особенности организации выставочной коммуникации

Выставки являются центром встреч и контактов производителя и потребителя, информации и маркетинга, коммерции, продажи и обмена товаров и технологий, активной формой их продвижения на внутренние и внешние рынки. Одним словом, выставки представляют собой систему коммуникации, объединяющую различные элементы выставочного комплекса множеством каналов коммуникации как между собой, так и с компонентами внешней общественной (экономической, политической, социальной и культурно-духовной) среды.

Особенность функционирования выставочного сегмента рынка заключается в том, что именно на выставках формируется его определенная модель. Выставки представляют собой один из основных инструментов развития, обеспечивающий производителям, потребителям и поставщикам возможности для широких деловых контактов. Выставка сегодня представляет и место, где можно найти новых клиентов и заинтересованных лиц, и дает возможность практически ознакомиться с тем, о чем раньше узнавали из средств массовой информации или других источников.

Технология подготовки и проведения выставочных мероприятий представляет собой последовательное выполнение от этапа к этапу тех или иных мероприятий. Некоторые авторы пытаются помесячно расписать все требуемые для выполнения действия. Хотя практика вносит значительные коррективы, все же предварительно рассмотренный перечень действий и их ожидаемая последовательность реализации в установленные сроки в соответствии с сетевым графиком оказывает организаторам существенную помощь и позволяет избежать ряда упущений, допускаемых по причине забывчивости, неорганизованности и др. Для примера приведу один из вариантов такого алгоритмизированного ряда планируемых ежемесячных практических действий за год до начала работы выставки.

Примерный план помесячных мероприятий по подготовке к проведению выставки

За двенадцать месяцев

Выберите интересующую вас выставку.
Отправьте заявку.
Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема?
Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать планы ее проведения.
Установите бюджет выставки.

За одиннадцать месяцев

Зарезервируйте места в отелях с учетом изменений в составе персонала.
Зарезервируйте билеты на самолет (или другие виды транспорта).
Укомплектуйте состав работающих в выставочном киоске (на стенде), помните о том, что выставка — это не тренировочное поле для новичков и не увеселительное мероприятие.

За десять месяцев

Начните планировать экспозицию. Можно ли использовать старое оборудование или необходимо новое.
Проконсультируйтесь с дизайнерами экспозиций.
Держите постоянную связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.

За девять месяцев

Заканчивайте оформление выставочного киоска. Если организаторы выставки потребуют изменений, не настаивайте на своем, главное, чтобы вам разрешили выставляться.
Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой.

За восемь месяцев

Проверьте еще раз, насколько ваш бюджет реалистичен.
Проконтролируйте график выполнения работ.

За семь месяцев

Поработайте с выставочной командой над экспозицией и скоординируйте ее с вашими производственными отделами.
Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке.

За шесть месяцев

Справьтесь о положении дел у устроителя экспозиции. Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению.
Просмотрите рекламную литературу компании, которую можно будет использовать на выставке.
Закупите оборудование, необходимое для выставки.

Свяжитесь с ресторанами, находящимися по соседству с выставкой, и закажите столики на все время работы выставки. Заказанных мест должно быть достаточно и для персонала, 'и и для ваших гостей.

За пять месяцев

Просмотрите пакет документации экспонента (если вы его уже получили), присланный организаторами выставки. Заполните все формы и бланки с информацией о вашей продукции, выставочной программе или методах продвижения.
Заполните все предварительные регистрационные формуляры для вашего персонала.
Проведите собрание со своей командой для обсуждения по ложения дел.

За четыре месяца

Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы, литературу о новой продукции и методы продвижения в масс-медиа.
Договоритесь с представителем грузовых перевозок, чтобы организовать доставку всех выставочных материалов, образцов, рекламной литературы и оборудования.
Организуйте обучение персонала торговле в выставочных условиях.

За три месяца

Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.). Если на условиях предоплаты возможно предоставление скидки, соглашайтесь.
Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей.
Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности.

За два месяца

Подтвердите бронь в отеле и на авиабилеты (билеты железнодорожного и автобусного транспорта).
Окончательно определите персонал, расписание и условия работы на выставке.
Составьте служебную книжку выставочного персонала;
Проведите повторное собрание с выставочной командой для определения состояния готовности.
Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Рассылайте персональные приглашения вашим потенциальным клиентам.

За один месяц

Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо.
Еще раз проконтролируйте, вся ли документация по выставке отправлена.
Застрахуйте экспозицию.
Завершите подготовку к отправке оборудования и экспонатов.
Отправьте выставочные материалы, оборудование и литературу, так чтобы они попали на выставку непосредственно в день вашего прибытия, когда уже можно будет распаковать и установить их.
Активизируйте предвыставочную подготовку персонала.
Соберите все необходимые вспомогательные средства для экс позиции.
Получите дорожные чеки для текущих расходов на месте.