Докладные и объяснительные записки

Служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Основные реквизиты:

- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА)

- дата

- заголовок

- адресат (руководителю подразделения или предприятия)

- текст

- подпись

Докладные записки делятся на внешние и внутренние. Внутреннюю записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По содержанию их можно разделить на две группы. Первая – документы, сопровождающие основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа. Вторая – составленные по поводу каких-либо происшествий. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать доказательства. Оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов, как и у внутренних докладных записок, и подписываются составителем.