Протоколы

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания и оформляется на общем бланке.

Основные реквизиты:

- указание вида документа (протокол),

- дата заседания,

- регистрационный номер (порядковый № заседания в течение года)

- место заседания (город),

- гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению),

- заголовок,

- текст,

- подпись.

Заголовок протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы. Например: «Заседания экспертной комиссии».

Текст протокола распадается на две части:

· вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

· основную, фиксирующую ход заседания.

В повестке дня перечисляются вопросы по степени важности, указывается Фамилия И.О. докладчика.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика указывается с новой строки с абзаца. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в прокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада прилагается».

Аналогично оформляется часть ВЫСТУПИЛИ.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть, как и распорядительные документы, содержит составные части: кому, что сделать, в какой срок.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях делятся на полные и краткие.

В кратком протоколе записываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. Кратко протоколируются оперативные совещания.

В ходе заседания оформляется черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется и оформляется. Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

9. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями.

Основные реквизиты:

- Название организации

- Наименование документа (А К Т)

- Гриф утверждения

- Дата

- Номер

- Место составления

- Заголовок

- Текст

- Подпись

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, а окончательно акт оформляется в течение трех дней на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Широко применяются унифицированные формы актов: инвентаризации, списания приема-передачи дел. Перед текстом оформляется заголовок, который отвечает на вопрос «Чего?» или «О чем?», например: «Приема-передачи оборудования, Об уничтожении».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица, например, при инвентаризации помещений, ревизии). Начинается эта часть акта словом «Основание:» и указывается наименование документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки от полей с прописной буквы пишутся слова «Составлен комиссией» и перечисляются фамилии с инициалами членов комиссии и присутствующих.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акт, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть не обязательна. После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Завершают текст акта подписи председателя комиссии и всех составителей. Присутствующие должны быть ознакомлены с текстом акта. Акты по финансовым и материальным вопросам утверждаются руководителем предприятия.