Оформление информационно-справочных документов

Требования к бланкам документов

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (140х210 мм). Допускается использование форматов А3 и А6.

Рекомендуемые поля для бланков и документов:

- левое – 30-35 мм;

- верхнее - 20 мм;

- правое - 15 мм;

- нижнее - 20 мм;

Для предприятия используются следующие виды бланков документов:

· Общий бланк;

· Бланк письма;

· Бланк конкретного вида документа.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Содержит реквизиты: эмблему организации или товарный знак, наименование организации или предприятия.

Допускается указывать на общих бланках трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов: даты, регистрационного номера документа, грифа утверждения, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

- эмблему организации или товарный знак,

- наименование организации,

- справочные данные об организации: юридический адрес, № телефона, факс, банковские реквизиты, электронную почту.

Допускается указывать на бланках писем трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов: даты, регистрационного номера документа, ссылки на № и дату инициативного документа, грифа утверждения, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Бланк конкретного вида документа составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: “ПРИКАЗ”, “РАСПОРЯЖЕНИЕ”.

Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках: продольное и угловое.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение заголовочной части документа предполагает их размещение в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя.

Оформление информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер, информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.