Особенности закупок для промышленного предприятия

Закупочная деятельность – часть производственно-хозяйственной деятельности - происходит под влиянием факторов, связанных с производственным профилем и входит во все производственные, обслуживающие и другие обеспечивающие процессы.

Сфера управления закупками МР для производства – часть интегрированного Л. менеджмента. Играет важную роль в формировании себестоимости продукции, что проявляется при формировании программ ценообразования. Это происходит на этапах:

1. Принятия решений по задаче МОВ.

2. Определении условий оплаты.

3. Установлении оптовых скидок.

4. Выполнения ФСА (функционально-стоимостного анализа).

5. Изучения возможности замены МР.

6. Планирование изменений технологии производства.

7. Снижения отходов производства.

8. Согласование допустимых отклонений.

9. Консолидирование заказов на закупки.

Процесс закупки на предприятиях является неоднородным, так как формируется и происходит под влиянием воздействия неоднородных по происхождению и различных по силе влияния факторов. Одна часть параметров относительно устойчива, другая – меняется периодически или колебательно, третья – может быть случайной.

Основные стратегические цели выражаются в решении следующих задач:

1.Соблюдение обоснованных сроков закупок (рано – дополнительная нагрузка на оборотные фонды предприятия; поздно – изменения или срыв производственного графика).

2.Обеспечение точного соответствия между объемами поставок и потребностями в них (избыток и недостаточный объем – все плохо влияет на баланс оборотных средств).

3.Соблюдение требований производства по качеству.

Функции (обязанности) менеджеров по закупкам:

· Исследование коньюктуры рынка материалов

· Выявление потребности в МР

· Анализ, учет и хранение документации

· Подготовка документации для заключения договоров

· Подготовка и передача сведений для автоматизации расчетов потребностей в МР

· Составление графиков поступления МР

· Расчет норм производственных запасов

· Обоснование выбора форм поставок

· Ведение единого справочника материалов

· Ведение Реестра поставщиков

· Составление сводного плана закупок и смет затрат

· Контроль над выполнением плана закупок и составление отчетности

· Внедрение ППП по закупкам

Особенности для торгового предприятия.

Предприятия торговли закупают товары для последующей продажи, поэтому покупка для перепродажи имеет ряд особенностей.

1. Розничная сеть работает с гораздо большим числом поставщиков, чем промышленные предприятия, их число может достигать нескольких сотен.

2. Два ключевых показателя эффективности закупок (поставок) в торговле – уровень запасов на полках и общих издержек на покупателя.

3. Объем товаров на полках – базовый показатель удовлетворения запросов покупателей. Это требует дополнительных издержек, изменяет цены в сторону увеличения и является серьёзным отступлением от маркетинговой политики снижения цен. Результат – потеря покупателей, которые уходят в магазин с более низкими ценами. Для ослабления конфликта между критериями высокого уровня представления товара на полках и низкими издержками многие ритейлеры применяют Л. технологии закупок. Они основаны на отсрочках

4. Разным типам розничных торговцев нужны различные схемы снабжения и поставок.

а) По товарам массового спроса – у торговцев особенно широкий ассортимент. Они должны управлять не только большой и различной базой поставок, но и комплексной поддерживающей Л. сетью. Им рекомендуется поддерживать доступность ассортимента по рекламируемым позициям.

б) По бакалейным товарам ассортимент может быть ниже, рекламы меньше.

в) Категорийным (товарные категории) супермаркетам следует иметь более фокусированную систему снабжения и поставок и поэтому относительно высокий уровень товара на полках.

5. Наблюдается сокращение товара к концу недели. Причина такова. Модель планирования закупок обычно должна обеспечивать высокий уровень наличия товаров в начале его продвижения. Но продажи трудно прогнозировать. И к концу периода возможны незапланированные уменьшения. Для этого рекомендуется производить заказы в середине периода.

Рассмотрим более подробно основные стадии процесса закупки материалов:

1. Составление заявок. Заявки подготавливаются сотрудниками функционального подразделения предприятий. В заявках содержится информация о том, какие виды и количество материалов требуются предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к получению материалы опережали фактические потребности в них. Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки с минимальным опережением.

2. Анализ заявок. Заявки на приобретение подвергаются анализу в службе материально – технического снабжения с участием специалистов из других подразделений.

Цель – обеспечить минимум издержек по каждому виду материала.

Методы исследования:

-функционально – стоимостной анализ;

- конструирование стоимости.

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках, но может предложить варианты, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

3. Выбор поставщиков. Существует много критериев выбора поставщиков.

Основные:

-надежность поставщика;

-цены;

-способность качественных поставок;

-удаленность поставщика от потребителя;

-сервисное обслуживание и т.д.

Основные источники сведений о поставщиках и материалах:

*личный контакт с продавцом;

*объявления в рекламных изданиях;

*описание в каталогах и проспектах;

*посещение предприятий;

*информация от банков, государственных учреждений, торговых ассоциаций.

Крупные заказы целесообразно размещать между 2-3 крупными поставщиками.

4. Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется различными методами в зависимости от вида.

Основные методы закупок:

*оптовые закупки;

*регулярные закупки мелкими партиями;

*по мере необходимости;

*различные сочетания перечисленных.

Рассмотрим наиболее часто используемые:

а) закупка товара одной партией.

Преимущества: простота в оформлении документов, гарантии поставки всей партии, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

б) мелкие закупки мелкими партиями.

Преимущества: снижение затрат на документацию, т.к. оформляется 1 заказ на всю поставку, повышается оборачиваемость капитала, экономия на складе.

Недостатки: вероятность заказа с избытком, необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

в) ежемесячные (ежедневные) закупки по котировочным ведомостям.

Используются там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежемесячно (ежедневно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров, количество товаров.

Преимущества: увеличивается оборачиваемость капитала, снижаются затраты на складирование и хранение, обеспечивается своевременность поставок.

г) Получение товаров по мере необходимости.

Похожи на регулярные поставки, но характеризуется особенностями: количество товара определяется приблизительно, поставщики перед выполнением заказа связываются с потребителями, оплачивается только поставленное количество товаров, по истечению срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товар, который будет доставлен.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товара, минимальные работы по оформлению.

д) Закупка товара с немедленной сдачей.

Сфера применения – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получить товар по мере необходимости.

Недостатки: увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе.

Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем.

Основные элементы контракта:

1)Предложение и принятие предложения;

2)Финансовые условия;

3)Право заключать контракты;

4)Законность.

5. Контроль над выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки.

6. Завершение процесса приобретения. Купля-продажа соответствующим образом оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и соответствующего письма о количестве товаров и времени поставки. Поступление материалов на склад оформляется накладными и фиксируется в книгах регистрации. В бухгалтерию должны поступить счета-фактуры, которые фиксируются в книгах покупок.

3.Виды потребностей в материалах и методы их определения

Потребность в сырье и материалах – это количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью, которая складывается из первичной, вторичной и третичной потребности.

Виды потребностей в сырье и материалах:

Первичная потребность- потребность в готовых изделиях. Узлах, деталях, которые предназначены для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности выполняется методами материальной статистики и прогнозирования.

Эта потребность - основа управления материальными потоками на предприятии, рабочим в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичная потребность раскладывают на вторичные составляющие.

Вторичная потребность- потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий. При расчете вторичной потребности должно быть задано:

1)Первичная потребность (объем и сроки);

2)Спецификация и сведения о применяемости;

3)Возможные дополнительные поставки;

4)Количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия.

Здесь используются детерминированные методы расчета.

Третичная потребность- потребность производства во вспомогательных материалах и инструменте.

потребность в зависимости от характера исполняемой функции: первичная потребность (определяется рыночным спросом), вторичная потребность, третичная потребность

потребность в зависимости от учета наличных запасов: брутто-потребность (потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе и в производстве), нетто-потребность (с учетом наличных запасов)

Методы определения потребностей:

· Применение детерминированных расчетов: аналитический и синтетический методы.

· Стохастические методы расчета: аппроксимация средних значений, экспоненциальное сглаживание, регрессивный анализ.

· Субъективная (экспертная) оценка: Оценка по аналогии, оценка по интуиции.

Методы материального обеспечения производства:

· Позаказные методы: единичные заказы, заказы по нескольким позициям

· На основе плановых заданий

· На основе осуществляемого потребления: метод своевременных заказов, метод ритмичных заказов

Основные элементы методики расчета поставок:

· Определение экономического размера заказов

· Определение оптимального размера производимой партии

· Определение экономического размера заказа при условии оптовой скидки

· Определение экономического размера при допущении дефицита

Определение экономического размера заказа– это величина партии материалов, которая позволит сократить до минимума ежегодную общую сумму расходов на выполнение заказов и хранение материалов.

Методика определения экономического размера заказов заключается в сравнении преимуществ и недостатков приобретения материалов большими и малыми партиями и в выборе размера заказа, соответствующего минимальной величине общих расходов на пополнение заказов.

4.Отчетность в закупочной деятельности

Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:

1. Рыночные и экономические условия и цены:

· тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;

· изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров.

2. Изменения вложений в товарные запасы:

· инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам МР/ГП;

· дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;

· отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;

· оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;

· общая площадь складов, используемая для хранения запасов.

3. Закупочные операции и их эффективность:

· сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;

· допустимые уровни качества закупаемых МР/ГП;

· доля закупок, осуществленных вовремя;

· число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;

· материалов на складе;

· число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);

· число полученных и обслуженных заявок;

· производительность труда и загруженность работников;

· транспортные издержки.

4. Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:

· сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;

· выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;

· соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих)

· контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);

· изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;

· время доставки;

· доля просроченных заказов;

· число случаев остановки производства в результате задержек доставки

· МР;

· цены, уплаченные за МР/ГП;

· стандартные или прогнозируемые цены на основные МР;

· индекс средних цен, уплаченных за МР/ГП по товарным группам;

· изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате ':

· улучшения упаковки и рационализации перевозки;

· анализ форвардной закупочной деятельности.

5. Надежность поставщика / продавца:

· доля просроченных доставок и отказов;

· доля некондиционных поставок;

· доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;

· качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Григорьев, М.Н. Логистика. Базовый курс: учебник / М.Н.Григорьев, С.А.Уваров. – М.: Издательство Юрайт, 2011. – 782 с., (с. 240-274)

2. Логистика / Под ред. Б.А.Аникина. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,2000. -352 с., (с.60-85)

3. Неруш Ю.М. Логистика: Учебник для вузов.2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ: ДАНА,2000.,(с.56-70)

4. Сергеев В.И. Логистика в бизнесе: Учебник, - М.: ИНФРА – М, 2001. – 608 с. – (Серия «Высшее образование»)., (с.60--92)

5. Чудаков А.Д., «Логистика»: Учебник. – М.: Издательство РДЛ, 2001. – 480 с., (с.8-34)

ТЕМА 4.СЕРВИСНАЯ ЛОГИСТИКА

· 1.Понятие сервиса в логистике.

· 2. Формирование системы логистического сервиса и классификация видов сервисного обслуживания.

· 3.Количественная оценка уровня логистического обслуживания.

· 4.Критерии качества логистического обслуживания.

1.Понятие сервиса в логистике

Услуга – означает чье-либо действие, приносящее пользу другому.

Сервис – работа по оказанию этих услуг.

Логистический сервис неразрывно связан с процессом распределения и представляет собой комплекс услуг, оказываемых в процессе поставки товара. Объекты Л. сервиса: производственные и непроизводственные предприятия, а также население.

При логистическом обслуживании выделяют три основные группы сервисных работ:

· Предпродажные – работы по определению политики предприятия в сфере оказания услуг и формированию логистического обслуживания

· Работа по оказанию логистических услуг, осуществляемых в процессе продажи (подбор ассортимента, упаковка, предоставление информации о товарах и грузах и т. п.)

· Послепродажный логистический сервис – это комплекс услуг по техническому обслуживанию товаров в течение всего срока эксплуатации, информированию и обучению потребителей.