Оперативное хранение

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок быть сданы для формирования их в дела.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения могут находиться по месту их формирования до 3 лет, а затем сдаются в архив.

Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Удобно, если последовательность расположения дел на полках соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела— нужную папку с документами. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.

Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов (пример 2.6.6).

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта- заместитель изымается, дело ставят на место.

Билет № 19

Вопрос 1 наследственное право (общие положения о наследовании).

Наследственное право – регулирует отношения, возникающие при переходе прав и обязанностей от умершего к наследнику. При наследовании имущество умершего (наследство, наследственное имущество) переходит к другим лицам в порядке универсального правопреемства, то есть в неизменном виде как единое целое и в один и тот же момент.

Виды: наследование по завещанию, наследование по закону.

Наследники по закону призываются к наследованию в порядке очередности.

Наследниками первой очереди по закону являются дети, супруг и родители наследодателя.

Внуки наследодателя и их потомки наследуют по праву представления.

Если нет наследников первой очереди, наследниками второй очереди по закону являются полнородные и неполнородные братья и сестры наследодателя, его дедушка и бабушка как со стороны отца, так и со стороны матери.

Наследниками третьей очереди по закону являются полнородные и неполнородные братья и сестры родителей наследодателя (дяди и тети наследодателя).

Наследование по праву представления: доля наследника по закону, умершего до открытия наследства или одновременно с наследодателем, переходит по праву представления к его соответствующим потомкам в случаях.

Усыновленный и его потомство не наследуют по закону после смерти родителей усыновленного и других его родственников по происхождению, а родители усыновленного и другие его родственники по происхождению не наследуют по закону после смерти усыновленного и его потомства.

Распорядиться имуществом на случай смерти можно только путем совершения завещания.

Завещание может быть совершено гражданином, обладающим в момент его совершения дееспособностью в полном объеме.

Завещатель вправе по своему усмотрению завещать имущество любым лицам, любым образом определить доли наследников в наследстве, лишить наследства одного, нескольких или всех наследников по закону, не указывая причин такого лишения.

Имущество, завещанное двум или нескольким наследникам без указания их долей в наследстве и без указания того, какие входящие в состав наследства вещи или права кому из наследников предназначаются, считается завещанным наследникам в равных долях.

Нотариус, другое удостоверяющее завещание лицо, переводчик, исполнитель завещания, свидетели, а также гражданин, подписывающий завещание вместо завещателя, не вправе до открытия наследства разглашать сведения, касающиеся содержания завещания, его совершения, изменения или отмены.

Завещатель вправе совершить завещание, не предоставляя при этом другим лицам, в том числе нотариусу, возможности ознакомиться с его содержанием (закрытое завещание). Закрытое завещание должно быть собственноручно написано и подписано завещателем. Несоблюдение этих правил влечет за собой недействительность завещания.

Гражданин, который находится в положении, явно угрожающем его жизни, и в силу сложившихся чрезвычайных обстоятельств лишен возможности совершить завещание, может изложить последнюю волю в отношении своего имущества в простой письменной форме.

Завещатель вправе отменить или изменить составленное им завещание в любое время после его совершения, не указывая при этом причины его отмены или изменения. Для отмены или изменения завещания не требуется чье-либо согласие, в том числе лиц, назначенных наследниками в отменяемом или изменяемом завещании.

Вопрос 2 Изучение основных требований к архивному хранению на основе ГОСТ «Архивное хранение»

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностей документов. Архив предприятия создаётся для долговременного хранения документов. Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве-3 года, но ряд предприятий сократили этот срок до 2-х лет и 1 года.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: заместитель директора, ведущий специалист (юрист), и секретарь-референт. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения, документы, подлежащие уничтожению, документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55).

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; переплести дело или прошить его в 4 прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив); дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел создаются отдельные описи. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, куда в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включённых в группу. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел на архивное хранение производится секретарем-референтом и архивистом. Вместе с делами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включённых в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин и не менее чем 2 работниками предприятия.

Документы, передаваемые в архив, делятся на документы долговременного хранения (документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор и т.д.) и на документы временного хранения (до 10 лет включительно).

Билет № 20

Вопрос 1 История и основные этапы развития политической мысли