Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

•распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

• расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

•оформление обложки дела. Формирование дела начинается с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. При заведении каждое дело должно быть надлежащим образом оформлено.

На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) — наименование вышестоящей организации, под наименованием организации — наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.

Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.

Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут позднее дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1», «Том 2» и т. п. Образец обложки дела приведен в примере 2.6.4.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

• номинальный — указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Например: «Приказы директора по основной деятельности фирмы»;

• авторский — в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора. Например: «Приказ директора»; «переписка отдела сбыта»;

• предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой "Север" о поставке комплектов вычислительной техники»;

• корреспондентский — определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепиской. Например: «Переписка с фирмой "Заря" о поставке строительных материалов»;

• хронологический — содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих», то есть таких, в которых подшивают документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено);

• географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999 г.».

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении.

Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Ограничений по минимальному объему не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов (свыше 250 листов) целесообразно группировать в отдельные тома. Датой приложения, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа. Типовая инструкция (п. 6.2.9) рекомендует даты писать следующим образом: число и год — арабскими цифрами, название месяца — буквами.

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.