Составление описей

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи.

Основные правила работы архивов организации дают следующее определение термину «архивная опись».

Описи выполняют три основные функции:

• закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;

• обеспечивают учет и сохранность документов;

• раскрывают состав и содержание документов.

Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативный поиск документов.

Описи составляются по установленной форме (примеры 2.7.5, 2.7.6).

Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел.

Сдаточная опись продолжается годовыми разделами до включения в нее 1000 дел, затем заводят опись № 2.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

В организациях с большим объемом документов постоянного хранения сводная опись продолжается до четырехзначной цифры заголовков, затем составляется опись, которой присваивается следующий номер и самостоятельная нумерация заголовков дел.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.