Обязанности и ответственности управляющих рабочего места (gemba)

концепция решения проблем (kaizen) в компании

'ТОЙОТА АСТРА МОТОР" (TOYOTA ASTRA MOTOR COMPANY, ТАМ)

В предыдущей главе были описаны обязанности супервайзера. Другой важной проблемой являются области ответственности супервайзера. У каждого большого про­мышленного комплекса существует несколько слоев управления рабочим местом (gemba), и определение их соответствующих обязанностей и ответственности зачастую является проблемой. Следующий случай применения концепции решения проблем (kaizen) в компании "Тойота Астра Мотор" (ТАМ) ярко де монстрирует, что очень важно определить объем ответственности управляющих рабочего места (gemba).

Компания 'Тойота Астра Мотор" (ТАМ) - совместное предприятие компании "Той­ота Мотор" (Toyota Motor Company) и "Пи Ти Астра Интернешнл" (Р.Т. Astra International)-производит в Индонезии легковые автомобили и автомобили для коммерческих целей. Компания начала свою деятельность в 1971 году, и на сегодняшний день в ней работает 5000 сотрудников.

Несмотря на то, что данная компания работает в Индонезии на протяжении мно­гих лет, к 1991 году компания "Тойота Астра Мотор" (Toyota Astra Motor Company) осознала острую необходимость в четком определении обязанностей своих управляющих рабочего места (gemba). В компании имеются такие управляющие рабочего места (gemba), как супервайзеры, бригадиры, руководители группы, но зачастую возникает путаница в их соответствующих обязанностях. Когда возникла данная проблема, возник и ряд вопросов: Кто из этих управляющих должен заниматься решением данной определенной проблемы?

Кто должен применять временные контрмеры и стандартизировать новый метод, дабы предотвратить последующее возникновение данной проблемы?

Кроме того, необходимо обратить внимание и на другие проблемы - существова­ли проблемы, касающиеся систем и технологических процессов, а также людских (тру­довых) ресурсов. К тому же, необходимо управление многими различными аспектами - среди них качество, безопасность, снижение затрат, Пять "С" (5 S) и производитель­ность. Компания "Тойота Астра Мотор" (Toyota Astra Motor Company) отправила управ­ляющих рабочего места (gemba) различных рангов на стажировку в компанию "Тойота Мотор" (Toyota Motor Company, TMC) в Японию. Однако, когда управляющие верну­лись в Индонезию и попытались применить приобретенные знания на опыте, неопре­деленность в обязанностях управляющих рабочего места (gemba) так и осталась неразрешенной. В конечном счете, в 1992 году компания начала предпринимать серь­езные усилия, чтобы переопределить обязанности и ответственности каждого уровня управляющих рабочего места (gemba). Вначале, Эдди Пайно, управляющий службы по применению концепции решения проблем (kaizen) отправился в ТМС, чтобы тщатель­но изучить, как в ТМС определяются обязанности управляющего каждого уровня.

В ТАМ существовали следующие управленческие ступени: руководители группы, бригадиры, супервайзеры и начальники отделов. Последовательность подчинения управляющих в каждой категории была следующей:

Руководитель группы Один на 8 операторов

Бригадир Один на 2х руководителей группы

Супервайзер Один для 2-Зх бригадиров

Начальник отдела Один для 3-4 супервайзеров

Одной из первых задач, которые поставила перед собой компания, было определе­ние обязанностей разных управляющих и установка их в порядке очередности, чтобы избежать конфликтов и неопределенностей. В этот период многие из данных управля­ющих прошли курсы повышения квалификации, разработанные совместно службой kaizen и отделом трудовых ресурсов компании 'Тойота Астра Мотор" (ТАМ), а также приняли участие в заседаниях по решению проблем и групповых дискуссиях. Все это в большой степени способствовало определению обязанностей управляющих. В резуль­тате, в порядке очередности были определены обязанности управляющих рабочего места (gemba) на каждом уровне, что и показано в таблице 10-1.

Управляющий	Обязанности в порядке очередности квалификаций	Квалификация
Руководитель группы	Контроль над качеством и возникновением возможных дефектов. Ответственнсть за установку линии.	Должен быть способным помочь операторам следовать основному тенологическому процессу и основному рабочему листу на рабочих местах, и помогать начальнику цеха в разработке и применении норм работы и стандартов качества Должен уметь подготовить стандартный рабочий лист
Бригадир	Улучшение производительности Снижение затрат	Должен быть способным улучшить условия работы (следуя принципу производительность, затраты, качество),
Супервайзер
Начальник отдела

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ УПРАВЛЯЮЩИХ КОМПАНИИ "ТАМ'(TOYOTA ASTRA MOTOR COMPANY)

Как только были определены обязанности управляющих в порядке очередности, руководство компании начало разрабатывать параметры оценки, чтобы оценивать, как исполняются обязанности управляющими на каждом уровне. Чтобы провести данную оценку, отдел трудовых ресурсов разработал и опубликовал карманные должностные инструкции управляющих рабочего места (gemba) каждого ранга, и снабдил каждого управляющего такой инструкцией.

Как правило, должностная инструкция делит задачи управляющих на две части: 1) обязанности, которые управляющие должны выполнять (действия, которые они дол­жны осуществлять) в течение дня; и 2) список действий, за которые управляющие не­сут ответственность. Как для руководителя группы, так и бригадира в должностной инструкции имеется список действий, которые они должны осуществлять ежедневно в течение рабочего времени. (Должностные инструкции супервайзеров и начальников отдела не содержат подобные списки, т.к. их ежедневные действия не могут быть опре­делены так же четко, как действия руководителей группы и бригадиров. Это означает, что супервайзеры и начальники отделов обладают большей свободой в выполнении своих ежедневных обязанностей.)

Исполнение обязанностей, осуществление действий и ответственность управля­ющих имеют также прямое отношение к их оценкам и зарплате. Например, в обязанно­сти руководителей группы входит контроль за возможным появлением дефектов и по­вреждений, ведение записей (регистрация фактов), ввод данных на определенные кон­трольные списки или графики и помещение данных контрольных списков или графи­ков на доску объявлений на рабочем месте (gemba). У каждого руководителя группы и бригадира есть своя доска объявлений, которой также пользуются рабочие второй и третьей смены. (Зачастую, на этой доске также демонстрируются описательные табли­цы, содержащие информацию о тех умениях, которыми должны обладать рабочие пред­приятия, а также другие таблицы.)

Должностные инструкции четко определяют предметы контроля, какие данные необходимо собрать, а также какие контрольные списки необходимо использовать. Пункты, по которым осуществляется контроль при проведении оценки, бывают разны­ми для каждого отдельного процесса, но они все относятся к таким существенным аспектам, как качество, техника безопасности, производительность, снижение себес­тоимости, обучение и полное техническое обслуживание (total productive maintenance, ТРМ).

Подобное ежедневное занесение данных на доску объявлений помогает руководи­телям группы и бригадирам сфокусироваться на вопросах, требующих немедленного рассмотрения. Их супервайзеры, в свою очередь, могут взглянуть на подобную доску объявлений и мгновенно оценить, как их руководители группы и бригадиры справля­ются с решением данных проблем и улучшением ситуации.

Супервайзеры затем могут поместить на свою доску объявлений суммар­ные данные, полученные их руководителями группы и бригадирами. У начальников отдела также имеются подобные доски объявлений. В сущности, ряд контрольных спис­ков и графиков, помещенных на доске объявлений, служит как наглядная система от­чета среди управляющих, позволяющая быстро идентифицировать определенные при­оритетные мероприятия, которые требуют немедленного внимания. Доска объявлений также служит как наглядная система контроля, демонстрирующая, насколько сходят­ся мнения управляющих.

Перед тем как начинается каждая рабочая смена, все собираются вместе вокруг доски объявлений на пятиминутку, во время которой руководитель группы может объяс­нить специфические проблемы, приводя данные с доски объявлений. (Также, доска объявлений представляет возможным рассказать посетителям, что происходит на ра­бочем месте (gemba). Когда гости или высшее руководство совершают «обход рабочего места (gemba)», они могут взглянуть на доску объявлений и узнать, что происходит, или подкрепить свои знания о прогрессе на разных линиях.)

В конце каждого месяца начальники отделов и супервайзеры собираются вместе, чтобы оценить работу своих подчиненных (руководителей группы и бригадиров). Их оценки затем помещаются на доску объявлений. Параметры, по которым производится оценка, берутся из должностной инструкции и делятся на такие категории, как актив­ность, инициатива, вклад и усилия по отношению к тому, как исполняются и усовер­шенствуются те пункты, за которые несут ответственность их подчиненные. Напри­мер, руководитель группы оценивается по следующим параметрам:

• Остановка линии по какой-либо причине

• Проверка и идентификация правил безопасности

• Дефекты качества

• Тревожные рапорты (Hiyari reports)

• Предложение планов действий

• Рабочие группы, ведущие контроль качества (Quality Circles)

• Пять "С" (5 S)

Бригадиры компании "ТАМ" оцениваются по следующим параметрам:

• Поддержание безопасности

• Прогул без уважительной причины

• Остановка линии по внешним причинам

• Человеко-час на количество часов

• Системы контроля качества

• Тревожные рапорты (Hiyari (scare) reports)

• Пять "С" (5 S)

• Действия по сокращению затрат

ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ГРУППЫ КОМПАНИИ "ТАМ"

Руководители группы выдвигаются из операторов и получают прибавку к зарпла­те за свою работу. Если они хорошо выполняют свою работу, у них есть шанс продви­нуться по службе на управленческий уровень. В основные обязанности руководителей группы входит поддержание качества и умение справиться с остановкой линии. Руко­водители группы должны иметь по крайней мере одну рабочую группу по качеству (quality circle) в своей группе и каждая рабочая группа по качеству (quality circle) долж­на выполнить 2 темы в год. Члены рабочей группы встречаются дважды в месяц. Еще одна обязанность рабочей группы (quality circle) бороться с прогулами без уважитель­ной причины. Если кто-либо из группы отсутствует, то руководитель группы либо на­ходит ему замену, либо сам занимает его или ее место.

Руководители группы должны каждый день заполнять контрольные списки, а в критических случаях, таких как остановка линии, каждый час. Руководители группы проводят пятиминутку со своей группой перед началом каждой рабочей смены, в течение которой обсуждаются следующие проблемы:

• Несчастные случаи, которые произошли за день до этого

• Некоторые проблемы,которые возникли во время ночной смены

• Цели, которые были достигнуты

• Любые возникшие электрические или механические повреждения

Руководители группы должны также руководить остановкой линии. При возникновении какой-либо проблемы рабочие могут остановить линию путем нажатия на ближайшую кнопку. В момент остановки линии начинают идти часы, показывающие время остановки агрегата. Руководитель группы проверяет часы каждый час. В случае если время остановилось на более долгое время, чем обычно, он или она проверяют, в чем заключается проблема и где возникло повреждение. Основываясь на этих данных, на каждый месяц определяются цели для остановки линии. Не приходится и говорить о том, что общее время остановки плохо отражается на производительности группы, т.к сокращает рабочее время.