2015-06-14
1264
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.
Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:
• Наименование учреждения,
• Название вида документа,
• Дату,
• Индекс,
• Место составления,
• Адресат, заголовок к тексту,
• Текст,
• Подпись руководителя,
• Фамилию исполнителя, номер его телефона.
Подписывает их руководитель организации.
Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.
Внутренняя докладная записка включает:
• Название структурного подразделения,
• Наименование вида документа,
|
|
|
• Дату,
• Адресат,
• Заголовок к тексту,
• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Генеральному директору ОАО
Т.П.Данилову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О переводе на должность
В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.
Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
12.07.2001 Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.
СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.
|
|
|
Справки бывают служебного и личного пользования.
Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.
Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.
Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д.
