2015-06-14
922
Ключевые понятия:
¾ Контрольная функция менеджмента
¾ Поручение исполнителю
¾ Контроль исполнения
¾ Самоконтроль работника
¾ Экспертиза документов;
¾ Постоянное хранение документов;
¾ Временное хранение документов;
¾ Уничтожение документов.
Теория
Контроль - важнейшая функция менеджмента. От качества контроля работы персонала во многом зависит результативность деятельности организации. Эффективный контроль должен стимулировать активность работников, развивать их инициативу и трудовую мотивацию.
Среди документов, направляемых в структурные подразделения, конкретным исполнителям и специалистам, многие имеют РЕЗОЛЮЦИИ вышестоящих руководителей, которые, как правило, содержат определенное поручение, которое должно быть выполнено в обозначенный срок. Указывается и лицо, ответственное за исполнение.
Поручения делятся на два вида:
1. Необходимо подготовить ОТВЕТ на полученный документ.
2. Следует выполнить ряд ПРАКТИЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, осуществить некоторые МЕРОПРИЯТИЯ.
|
|
|
По своему характеру поручения могут быть индивидуальными или групповыми.
Исполнение документов (данных поручений) требует контроля.
Заключительный этап работы со служебными документами - обработка дел для их дальнейшего хранения, использования или уничтожения.
Все имеющиеся в организации документы разделяются на четыре группы:
- постоянного хранения;
- временного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
- дела по личному составу предприятия;
- дела по основной (производственной) деятельности.
Контрольные вопросы
1. Какие требования предъявляются к эффективному контролю исполнения документов-поручений?
2. Какие делопроизводственные процедуры связаны с подготовкой (по поручению руководителя) исходящего документа? (воспользуйтесь схемой 23.1)
3. Какие недостатки имеет традиционная схема контроля исполнения документов?
4. Какие факторы способствуют и какие тормозят развитие самоконтроля российского работника?
5. Что такое экспертиза ценности документов? Кто её осуществляет и с какой целью?
6. Каким образом оформляются дела, отобранные на архивное хранение?
7. Какие преимущества и недостатки имеет хранение документов в электронной форме?
Задания для самостоятельного выполнения
Разработайте форму персональной карточки по самоконтролю исполнения документов.
Изготовьте её макет. Обоснуйте её содержание.
