Дебиторская задолженность, ее виды и учет

Дебиторская задолженность – это все выражаемые в денежной форме обязательства юридических и физических лиц перед хозяйствующим субъектом.

Основная дебиторская задолженность формируется при расчетах с покупателями и заказчиками.

Отношения между субъектами начинают складываться при подписании договора или устного обязательства.

В каждой организации разрабатывается свой прайс-лист по реализации товаров, в котором указывается цена на каждый реализуемый товар.

При выполнении обязательства выписывается счет-фактура. Счет-­фактура на оказанные услуги или выполненные работы выписы­вается только на основании акта выполненных работ. На реализа­цию товаров - на основании заявки покупателя. Согласно ст. 242 Налогового кодекса счет-фактура является обяза­тельным документом для всех плательщиков налога на добавлен­ную стоимость. Плательщик налога на добавленную стоимость, осуществляющий реализацию товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, обязан выставить лицу, получающему указанные товары (ра­боты, услуги), счет-фактуру с НДС. Если организация не является плательщиком НДС, выписывается счет-фактура без НДС как основание для отражения доходов в финансовой отчетности. При выписке счет-фактура регистрируется и нумеруется в "Книге учета счет-фактур". Счет-фактура должна иметь № и дату. Указываются реквизиты: наименование, РНН, адрес, № свидетельства по учету НДС (если есть) и расчетный счет, наименование банка. Реквизиты указываются как поставщика, так и покупателя. Если между сторонами заключен договор, указывается № и дата заключения договора. Бухгалтеру следует указать код назначения платежа (КНП) для избежания ошибок клиентом при платежах. В счете-фактуре указывается наименование товаров (работ или ус­луг), количество, цена, подсчитывается оборот, ставка НДС, сум­ма НДС (если плательщик НДС) и подсчитывается общая сумма. Документ должны подписать 3 лица:

· руководитель;

· главный бухгалтер;

· ответственное лицо за выписку счета-фактуры.

После проверки правильности заполнения счета-фактуры ставит­ся печать организации. Счет-фактура должна быть выписана не позднее даты совершения оборота по реализации.

Согласно ст. 242 Налогового кодекса налогоплательщики, осуществляющие реализацию электроэнергии, воды, газа, услуг связи, коммунальных услуг, железнодорожных пере­возок, транспортно-экспедиторского обслуживания, банков­ских операций, облагаемых налогом на добавленную сто­имость, вправе выписывать счета-фактуры по итогам нало­гового периода.

В счете-фактуре наименование товаров (работ, услуг) должно быть составлено по отдельности. Допускается указывать общий обо­рот, если приложен дополнительный документ, в котором указывается перечень реализуемых товаров (работ, услуг) и если в сче­те-фактуре будет ссылка на этот документ. Стоимость товаров (работ, услуг) и сумма НДС в счете-фактуре указываются в национальной валюте РК, за исключением случаев реализации товаров (работ, услуг) по внешнеторговым контрак­там.

После выписки счета-фактуры выписывается накладная. На­кладная выписывается в том случае, если происходит реали­зация товарно-материальных ценностей (товары для реализа­ции, готовая продукция, остатки материальных запасов, ос­ новные средства). При отгрузке товарно-материальных цен­ностей от покупателя необходимо требовать доверенность на получение товарно-материальных ценностей. При реализации основных средств также составляется акт (накладная) приема­ передачи (ф. № ОС-1). Акт должен соответствовать сумме сделки по продаже активов на основании договора купли-продажи.

В соответствии с принципом начисления, при переходе права собственности на товар предприятие, продавшее товар получает доход. При этом записывается следующая корреспонденция:

На договорную стоимость Д-т счета 1210 К-т счета 6010

На сумму НДС 13% Д-т счета 1210 К-т счета 3130

Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредствен­но из кассы организации. В этих случаях допускается расход налич­ных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расхо­дования:

· административно-хозяйственные расходы

· операционные расходы.

Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходу­ются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы ­в соответствии с приказом руководителя организации. Обязательны­ми условиями выдачи денег под отчет являются: наличие утвержден­ного руководителем организации списка подотчетных лиц; сметы рас­ходов с указанием основных статей расходов с разбивкой по кварталам; расходование выданных денежных средств строго по целевому назна­чению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Расчеты с работниками по суммам, выданным под отчет на адми­нистративно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляются на счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников». На счете может образо­ваться дебетовое сальдо при задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовое сальдо - при наличии задолженности орга­низации перед работником, а также одновременно сальдо по дебету и кредиту счета.

Размер подотчетных сумм, выдаваемых на хозяйственные нужды, и сроки сдачи авансового отчета, а также возврата неиспользованных подотчетных сумм определяет руководитель организации. Передача другому лицу наличных денег, выданных под отчет, запрещена. Неиз­расходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу.

Для учета денежных средств, выдаваемых подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды и операционные расходы, организации применяют авансовый отчет, которым подтверждается расходование полученных сумм. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или лицом, на это упол­номоченным.

Служебной командировкой признается поездка работника по рас­поряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. На период пребывания в коман­дировке за работником сохраняется средний заработок. Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении, кото­рое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зави­сит от срока командировки и места назначения:

· командировки на территории РК;

· командировки в государства СНГ;

· командировки за рубеж.

При наличии приказа о направлении сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в кото­ром указываются:

· фамилия, имя, отчество работника;

· срок командировки;

· место командировки;

· цель командировки.

Кроме того, в командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначе­ния, выбытия из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, при­лагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Командированному работнику возмещаются все фактически про­изведенные и документально им подтвержденные расходы.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке при наличии приложенных оправдательных документов:

· расходы по найму жилого помещения, в том числе и плата за бронирование мест в гостиницах;

· расходы по проезду к месту командировки и обратно, в том числе плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

· суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути;

· различные страховые и комиссионные сборы;

· сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

· расходы на провоз багажа.

Если командированным утеряны проездные билеты, то их оплата зависит от решения руководителя организации.

Установлены нормативы размера суточных за время пребывания в командировке. Сверх нормы денежные средства могут выдаваться подотчет только с письменного приказа руководителя организации.

Если сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница выдается из кассы на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются подотчетным лицом в кассу организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отче­том (не считая дней невыходов на работу по уважительным причинам).

В случае несвоевременного возвращения в кассу неиспользован­ного аванса на командировочные расходы сумма подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя.

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество, место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер - производственный или непроизводствен­ный - для правильного отнесения командировочных расходов на фи­нансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это пре­дусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдавать­ся командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого.

При направлении работника в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма в валюте той страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно, расходов по най­му жилья и выплачиваются суточные за все дни пребывания в командировке. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты

расходов определен Национальным Банком РК.

Аванс выдается с учетом норм командировочных расходов, уста­новленных приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.

Нормы суточных и расходов по найму жилья на территории ино­странных государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их при­менения устанавливаются соответствующими постановлениями Правительства РК и письмами Минфина РК. Эти нормы периоди­чески уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение.

При отсутствии на валютном счете необходимой иностранной валюты для оплаты командировочных расходов организация может купить ее через уполномоченные банки.

При возвращении из загранкомандировки работник в течение 10 дней обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет на бланке типовой формы.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы:

· командировочное удостоверение или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в ходе служеб­ной командировки. Командировочное удостоверение (при командиров­ках на территорию стран СНГ) или копия загранпаспорта (при коман­дировках в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, так как именно этими документами подтвержда­ется факт пребывания работника в командировке в местах и в сроки, определенные приказом руководителя организации;

· проездные документы (железнодорожные и авиабилеты, авто­бусные билеты междугородных линий и др.), которые являются основа­нием для установления фактического времени пребывания в служебной командировке и определения размера суточных, а также компенсации расходов по проезду к месту командировки и обратно;

· счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы по найму жилья;

· другие документы, подтверждающие произведенные в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку пас­порта и др.).

Авансовый отчет и приложенные к нему документы должны быть оформлены с соблюдением всех установленных требований по их запол­нению и содержать все предусмотренные бланками документов сведе­ния и необходимые подписи. Неоговоренные исправления в авансовых отчетах и приложенных к ним первичных документах не допускаются.

Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем органи­зации. Утверждающая подпись руководителя служит указанием работ­никам бухгалтерии для принятия к учету представленных в авансовом отчете расходов, а дата утверждения является датой совершения опе­рации для осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в кассу организации. В течение последних 10 дней указанная валюта должна быть сдана из кассы организации в банк. В банк представляется отчет об израсходованных суммах, составленный организацией.

При изменении курса иностранной валюты к тенге по авансам, выданным в иностранной валюте, возникают курсовые разницы. Сум­мы в иностранной валюте пересчитываются на дату совершения опе­рации.

Датой совершения операции при расчетах в иностранной валюте по загранкомандировкам следует считать:

· при выдаче работнику под отчет средств в иностранной валюте непосредственно в учреждении банка - дату выдачи;

· при поступлении средств в иностранной валюте на загран­командировки в кассу организации - дату принятия к учету денежных средств;

· при выдаче под отчет денежных сумм командируемому работ­нику из кассы организации - дату выдачи;

· при осуществлении расчетов с работником организации при его возвращении из командировки, а также списании командировочных расходов на результаты деятельности организации - дату утвержде­ния авансового отчета;

· при погашении задолженности по средствам, выданным на ко­мандировочные расходы, как со стороны командируемого, так и со сто­роны организации - дату погашения задолженности.

Курсовая разница при изменении курса тенге по отношению к иностранной валюте по валютным средствам, выданным в качестве аванса на командировочные расходы, учитывается по счетам 1250, 2150 между датой получения валютных средств и датой принятия авансового отчета по загранкомандировке к учету бухгалтерией организации (дата утверждения отчета руководителем организации). Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты в составе внереализационных доходов или расходов по мере их принятия к учету. Остатки средств в иностранной валюте на сче­тах денежных средств, средств в расчетах пересчитываются в тенге на отчетную дату составления отчетности.

Расходы, произведенные в загранкомандировке, не имеющие документального подтверждения или в соответствии с установленным порядком не предусмотренные к возмещению, подлежат включению в размер суточных только на основании распоряжения руководителя организации. Таким распоряжением может служить подпись руко­водителя организации, утверждающая представленный командиру­емым авансовый отчет. При отсутствии соответствующего распоряже­ния представленные к возмещению расходы не должны приниматься к учету при осуществлении расчетов с работником по загранкоман­дировке.

При наличии у командируемого лица перерасхода по авансу, выданному в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед командируемым лицом может погашаться одним из следующих способов:

· переводом средств на его валютный счет в уполномоченном банке;

· выдачей суммы задолженности в наличной иностранной валюте из кассы организации;

· выдачей из кассы организации эквивалента суммы задолжен­ности в тенге, исчисленной по курсу Национального Банка РК на дату погаше­ния задолженности.

Валюта и форма расчетов с командируемым лицом, которые свя­заны с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом. При этом следует учитывать, что уполномоченный банк вправе потребовать от организа­ции авансовый отчет командируемого и документы, подтверждающие его расходы за пределами РК, для проверки пра­вильности проведенных расчетов. При непредставлении запраши­ваемых документов банк вправе отказать в выдаче суммы задолжен­ности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого.

В случае неполного использования командируемым лицом полу­ченного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты.

Помимо командировочных расходов, на предприятии часто производиться выдача денежных средств на хозяйственные нужды: для срочного закупа канцелярских товаров, литературы, бланков налоговой отчетности и других материальных ценностей, для оплаты счетов и на другие цели.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

· счет-фактура;

· накладная;

· товарный чек;

· квитанция к приходному кассовому ордеру;

· фискальный чек.

Приприобретении товаров на рынках необходимы следующие первичные документы:

· закупочный aкт с указанием наименования рынка, даты закупа, № места, фамилии и инициалов продавца, РННпродавца, наименования и количества закуп­ленных материальных ценностей, а также суммы закупа, подписи продавца, подписи должностного лица рынка и печати рын­ка;

· товарный чек;

· ксерокопия патента продавца или свидетельства.

При приобретении у частного предпринимателя материаль­ных ценностей необходимы:

· счет-фактура;

· накладная;

· товарный чек;

· фискальный чек;

В организации должны быть установлены сроки представления отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены в учетной политике и могут быть оформлены в виде приказа. Обычно это 5-10 дней, но может быть и более длительные период, однако он должен быть ограничен 1 месяцем.

Данные операции оформляются следующей корреспонденцией счетов:

Выдана сумма из кассы подотчетному лицу Дебет 1250 Кредит 1010 5000 тенге

Приобретены канцелярские товары Дебет 1315 Кредит 1250 4000 тенге

Возвращен в кассу остаток неиспользованной суммы Дебет 1010 Кредит 1250 1000 тенге

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами виден из авансовых отчетов, а синтетический учет по счетам 1250, 2150 ведется в журнал-ордере № 7, где представлены сведения и о выдаче денежных средств в подотчет и об их расходовании.

Для учета дебиторской задолженность предназначены следующие счета перечня групп синтетических счетов рабочего плана счетов бухгалтерского учета: