Инвентаризация и порядок ее проведения

Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчeтности субъекты не менее одного раза в год должны проводить инвентаризацию имущества, обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Это способ бухгалтерского учета, с помощью которого сопоставляются и регулируются учетные данные о средствах субъекта с их фактическим наличием в целях обеспечения соответствия этих показателей.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием товарно-материальных запасов:

· по естественным причинам (усушка, раструска, распыл, разлив);

· недостачи при приемке или отпуске средств (просчеты, промеры, провесы);

· ошибки в учете - арифметические в подсчетах, описки в первичных дoкyментах, неправильное отражение документальных данных;

· хищения, обвесы, обмеры - при приемке или отпуске материальных ценностей, обсчеты при выдаче денег и других, а также прямое присвоение средств.

Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации.

Инвентаризации бывают:

1. Полные. Касаются всех средств хозяйствующего субъекта. Обычно инвентаризацию проводят в следующие сроки:

· основных средств - не менее одного раза в год (не ранее 1 ноября);

· зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств – один раз в 2-3 года;

· капитальных вложений - один раз в год (не ранее 1 декабря);

· незавершенного производства - на 1 января;

· капитального ремонта, расходов будущих периодов - не менее одного раза в квартал;

· нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

· расчеты с банком - по мере получения выписок по лицевым счетам;

· расчетов с финансовыми органами - ежеквартально;

· денежных средств и документов строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

· межбалансовых расчетов (с дочерними, зависимыми, совместно контролируемыми юридическими лицами) - на первое число каждого месяца;

· расчетов с прочими дебиторами и кредиторами - два раза в год;

· остальных статей баланса - на 1 января следующего за отчетным года.

2. Частичные. Охватывают один вид средств (денежных средств в кассе, материалы на складе). Проводятся систематически на протяжении всего года в целях сохранности материальных ценностей.

3. Плановые. Проводятся в установленные по плану сроки.

4. Внезапные - по распоряжению руководителя, при смене материально-ответственных лиц, по требованию следственных органов.

5. Внеплановые - после стихийных бедствий (пожаров и др.), а также ежемесячная инвентаризация денежных средств.

Так же инвентаризация проводится для обеспечения реальности бухгалтерского учета и баланса хозяйствующего субъекта. Для этих целей создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя субъекта (председателя комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений, главных специалистов служб.

Она проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей; организует проведение инвентаризаций и осуществляет инструктаж членов рабочих комиссий; ведет постоянный контроль за ходом инвентаризации и организует контрольные проверки правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов; проверяет правильность ведения складского учета и хранения ценностей в межинвентаризационный период; выведения результатов инвентаризации (излишки, недостачи); в необходимых случаях проводит повторные сплошные инвентаризации; рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения и вносит предложения о порядке регулирования выявленных недостач, потерь и порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководителя субъекта создается рабочая комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (специалистов и работников бухгалтерии).

В состав комиссии включаются опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет. Работники рабочих инвентаризационных комиссий несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгалтерию.

Инвентаризацию проводят при смене материально-ответственных лиц, при аудиторских проверках, по требованию следственных органов и в других случаях.

Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) записывают в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включают только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Центральная инвентаризационная комиссия должна проверять правильность составления сличительной ведомости и свое решение зафиксировать в протоколе, который подтверждается руководителем субъекта не позднее 10 дней после окончания инвентаризации.

Основные средства, денежные средства, выявившиеся в излишке, подлежат оприходованию на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Недостача ценностей в пределах установленных норм списывается на расходы. Недостачу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли, также потери от порчи ценностей относят на виновных лиц.

Недостачу ценностей сверх норм естественной убыли, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновники не установлены, или о взыскании с материально-ответственных лиц отказано судом, относят на результаты хозяйственной деятельности.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются:

· излишки - доходом и подлежат оприходованию как доход от неосновной деятельности;

· недостачи - расходом;

· недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на расходы;

· недостача имущества и его порча сверх норм списывается на виновных. Если виновные лица не установлены и судом отказано во взыскании, недостача и порча материальных запасов относятся субъектом на убытки.

Так как нормы естественной убыли действуют только для продовольственных товаров и стеклянной посуды в розничной сети, то субъекты, у которых отсутствуют нормы естественной убыли, должны рассматривать их как потери, которые списываются на убытки при отсутствии виновных лиц или в случае если судом отказано во взыскании убытков с них, и покрываться за счет чистого дохода субъекта, но при этом для целей налогообложения на вычеты не относятся.

Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:

1. смена материально-ответственного лица;

2. передача имущества в аренду;

3. составление годовой бухгалтерской отчетности;

4. кража или порча ценностей;

5. стихийное бедствие;

6. ликвидация или реорганизация.

2. Подготовка рабочей таблицы

3. Закрывающиеся проводки. Трансформация

4. Обратные реверсивные проводки

18 Учетный цикл (accounting cycle ) - это последовательность этапов учетного процесса, начиная с анализа хозяйственных операций до закрытия счетов и составления финансовой отчетности.

Учетный цикл состоит из следующих этапов:

1. Анализ операций на основе первичных документов;

2. Регистрация операций или событий в Главном журнале;

3. Перенос записей из Главного журнала в Главную книгу;

4. Подготовка предварительного пробного баланса;

5. Составление корректировочных записей;

6. Подготовка скорректированного пробного баланса;

7. Подготовка финансовых отчетов на основе скорректированного пробного баланса с помощью трансформационной таблицы;

8. Закрытие временных счетов в конце отчетного периода;

9. Составление пробного баланса после закрытия счетов;

10. Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы.

Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен на основе первичных документов (source documents) отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочuмu документами.

Если в Главном журнале (general journal) или Главной книге (general ledger) обнаружена ошибка, она должна быть исправлена. Исправление ошибок производится с помощью корректирующих проводок.

Исправительная проводка - это журнальная проводка, которая производится с целью исправления допущенной ранее ошибки. Обычно для этого зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждое исправление должно сопровождаться полным объяснением.

Корректирующая (трансформационная) проводка (adjustiпg eпtries) - проводка, составленная с целью применения метода начисления к операциям, которые охватывают более чем один учетный период. Несмотря на то, что трансформационные проводки часто требуют оценок, эти оценки должны основываться на информации, которую можно проверить.

5.2. Рабочая таблuца - это учетный инструмент, который используется для упрощения и обобщения учетных процессов. Подготовка её не является частью учетного цикла, но её применение может упростить подготовку скорректированного пробного баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о нераспределенной прибыли и бухгалтерского баланса.

После регистрации трансформационных записей в Главном журнале и занесении их в Главную книгу, составляется скорректuрованный пробный баланс (adjusted trial balaпce) пробный баланс, подготовленный после всех трансформационных проводок. Для внесения трансформационных записей и составления отчетности бухгалтеры могут использовать трансформационную таблицу. Использование таблицы облегчает составление финансовой отчетности.

Обычно трансформационная таблица имеет одну графу для названий счетов и/или их номеров и, кроме того, еще десять граф с соответствующими названиями. В адресной части трансформационной таблицы указываются:

1 название компании;

2 заголовок «Трансформационная таблица»;

3 период, за который составляется таблица.

Процедура составления трансформационной таблицы состоит из шести этапов:

1. Вводятся сальдо счетов в колонки пробного баланса (trial balaпce) и подсчитываются итоги;

2. Записываются трансформационные проводки и подсчитываются итоги;

3. Записываются трансформированные сальдо счетов в колонки трансформированного (откорректированного) пробного баланса и подсчитываются итоги;

4. Переносятся сальдо трансформированного пробного баланса в колонки отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса;

5. Подсчитываются итоги в колонках отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Чистая прибыль или убыток переносится из колонок отчета о прибылях и убытках в колонки бухгалтерского баланса и колонки отчета о нераспределенной прибыли.

После того, как сделаны все трансформационные проводки, необходимо сделать закрывающие проводки. 3акрывающuе npoвoдкu (closing entries) преследуют две цели:

1. Создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия временных счетов доходов и расходов.

2. Позволяют определить итоговую сумму доходов и расходов за период с тем, чтобы чистая прибыль или убыток за период были перенесены на счет «Нераспределенная прибыль».

Так как при разноске трансформационных и закрывающих проводок по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту. Такая проверка проводится путем составления пробного баланса после закрытия счетов. В нем должны отражаться только постоянные счета, так как все временные должны быть закрыты.

Предварительный пробный баланс

После того, как все хозяйственные операции и события идентифицированы, а также зарегистрированы в Главном журнале и перенесены в Главную книгy, составляется предварительный пробный баланс. Предварительный пробный баланс представляет собой список остатков счетов Главной книги, где его дебетовые и кредитовые колонки складываются для проверки на равенство.

Корректировочные записи

Необходимость корректировочных записей возникает в связи с тем, что конец учетного периода не всегда совпадает с получением или уплатой денежных средств, отсрочкой или начислением. Все корректировочные журнальные проводки разносятся соответственно в дебет и кредит корректировочной колонки.

Скорректированный пробный баланс

Целью составления скорректированного баланса является проверка правильности осуществления корректировочных проводок. Суммы в колонке корректировок просуммированы с остатками в колонках пробного баланса и переведены в скорректированный пробный баланс.

5.3 В процессе закрытия кредитовое сальдо всегда переносится на другой счет по кредиту, а дебетовое сальдо всегда переносится на другой счет по дебету. Закрывающие проводки датируются последним днем отчетного периода, вносятся в журнал в обычном «Дебет = Кредит» формате и немедленно регистрируются в Главной книге. Все счета отчета о финансовых результатах - счета доходов, прибылей, расходов и убытков - закрываются на счет «Конечный финансовый результат» Разница между итоговыми суммами по кредиту и по дебету является суммой чистой прибыли или чистого убытка, которая потом закрывается на счет нераспределенной прибыли.

После завершения процесса закрытия все счета Отчета о прибылях и убытках имеют нулевое сальдо и готовы для отражения доходов и расходов в новом отчетном периоде. На всех, счетах баланса имеется конечный остаток, который переносится как начальный остаток следующего периода.

Составление nробного баланса nосле закрытия счетов

Целью данного этапа учетного цикла является проверка правильности осуществления закрывающих проводок. Конечное сальдо на счете денежных средств одного отчетного периода должно быть начальным сальдо этого счета в следующем отчетном периоде.

Трансформацuя - преобразование сальдо счетов пробного баланса в целях получения информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс должен содержать информацию об активах, обязательствах и собственном капитале компания на отчетную дату, а отчет о прибылях и убытках - обо всех доходах и расходах компания за период, оканчивающийся в этот же день. Так как большинство операций предприятий относится не только к данному отчетному периоду, но и к одному и более последующих, необходим процесс трансформации. Трансформация производится в виде отсрочки или начисления.

Отсрочка {deAerral} - это задержка признания уже оплаченных расходов или уже полученной выручки (дохода). Отсрочка необходима в следующих случаях:

1. Когда возникают затраты, которые должны быть отнесены более чем к одному учетному периоду - расходы, оплаченные авансом (prepaid expeпses): страховка, арендная плата. Износ основных средств - периодическое распределение стоимости основных средств на срок их полезной службы. Корректирующие проводки, затрагивают счета расходов и активов.

2. Когда возникают доходы, которые должны быть отнесены к двум или более отчетным периодам. Незаработанные доходы {ипеаrnеd rеvепиеs} - это полученные авансом активы, по которым в течение текущего отчетного периода еще не были отгружены товары или выполнены услуги. Это счет обязательств. Типичные примеры незаработанных доходов: выручка по продаже билетов, подписка. Корректирующие проводки затрагивают счета доходов и обязательств.

Начисление {accrual} - признание расходов, которые уже возникли или доходов, которые уже заработаны, но еще не зарегистрированы. Начисление необходимо в случаях:

1. Неучтенных расходов. Примерами начисленных расходов {accrued expeпses} могут быть начисленная, но не еще выплаченная заработная плата, налоги, процентные расходы по банковскому займу. Корректирующая проводка записывается по дебету счета расходов и кредиту счета обязательств.

2. Неучтенных доходов. Начисленный доход {accrued rеvепие} - это доход, за который были оказаны услуги или поставлены товары, но который не был отражен в учете, Например, доходы по аренде, рекламе, проценты по векселям к получению. Запись отражается по дебету счета дебиторской задолженности и кредиту счета доходов.

Некоторые трансформационные записи представлены в таблице:

Вид корректирующей проводки	Вид счета	Примеры
Дебетуется	Кредитуется
Отсрочка
1. Распределение начисленных расходов	Расходы	Актив (или контрактив)	Предоплаченная аренда, страхование, материалы, основные средства
2. Распределение начисленных доходов	Обязательства	Доходы	Комиссионные, полученные авансом
Начисление
1. Доходы заработанные, но не полученные	Актив	Доходы	Комиссионные, проценты к получению
2. Расходы понесенные, но не оплаченные	Расходы	Обязательства	Заработная плата к выплате, проценты к выплате

5.4 Реверсивная (обратная) проводка - запись в Главном журнале, которая производится в первый день нового отчетного периода и является проводкой, обратной трансформационной проводке предыдущего периода. Реверсивные проводки применяются не ко всем трансформационным проводкам. Применительно к учетной системе, рассматриваемой нами, реверсивные проводки применяются только к трансформации начислений.

Бухгалтеры обычно готовят обратные проводки в первый день нового отчетного периода для аннулирования начисления доходов и расходов, сделанных в последний день предыдущего года. Эти обратные журнальные проводки используются для упрощения последующих записей получения прибылей или оплаты расходов.

В следующем примере показаны журнальные проводки, которые подготавливаются для учета начисления процентного дохода без использования обратных журнальных проводок. Допустим, что 1 декабря 2007 г. клиент подписывает 12%-ный вексель к получению сроком на 2 месяца, номинальной стоимостью 10,000 тенге. Предположим также, что бюджетный год заканчивается 31 декабря 2007 г., т.е. в этот момент, согласно принципа начисления должны быть учтены все расходы и все доходы, относящиеся данному к отчетному периоду. Клиент оплачивает вексель с начисленными процентами 31 января 2008 г. Мы подготовим следующие журнальные проводки:

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Получение денег по векселю и процентов:

31.01.08 Дебет Денежные средства 10200

Кредит Векселя полученные 10000

Кредит Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100

Целью обратных проводок является упрощение учета получения денежных средств или проводок платежа, которые включают счета к получению или к оплате. В том случае, если последняя операция происходит спустя много времени после подготовки корректировочной проводки, существует риск, что бухгалтер может забыть, что часть дохода или расхода ранее уже начислена. Приводимые далее журнальные проводки иллюстрирует ту же самую последовательность операций, которая приведена выше, но с использованием обратной проводки на 1 января 2008 г. Обратите внимание, что обратная проводка никак не влияет на финансовые результаты в обоих рассматриваемых периодах.

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Обратная проводка

01.01.08Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100