Понятие «документа» употребляется сегодня в двух смыслах: документ – это «материальный носитель записи с зафиксированной на нём информацией для передачи её во времени и пространстве», другой – более узок: «документ – это юридически закреплённая бумага, утверждающая за её владельцем право на что-либо, подтверждающая какой-либо факт».
Информация, которую журналист может извлечь из документальных «информационных кладовых», носит абсолютно разный характер: от законов и решений высших органов власти, от фундаментальных положений известных научных трудов до характеристик и описания мест, людей, событий.
Работа с документами требует высокого уровня документоведческой, библиографической грамотности, широкого представление о типах и видах документов, бытующих в обществе. В журналистике классификация документов по типу деятельности, его породившей:
1. Государственно-административные;
2. Производственно-административные;
3. Общественно-политические;
4. Научные;
5. Нормативно-технические;
6. Справочно-информационные;
7. Художественные.
Вторая классификация основана на сферах обращения документов:
1. Производственные;
2. Общественных организаций;
3. Бытовые.
Под производственными документами имеется в виду совокупность текстов (в том числе личных: заявления, докладные и объяснительные записки, просьбы), которые обеспечивают информационное обслуживание производственной жизни трудовых коллективов, нужды управления в государственной и производственной сферах. Такие документы всегда подлежат регистрации. Однако в доступе к таким документам нередко отказывают – приходится искать обходные пути.
Равнозначная ситуация и с документами общественных организаций – текстами, обеспечивающими информационное обслуживание деятельности партий, движений, объединений разного рода. Во многих случаях представители пресс-службы, после запроса журналистом подобных сведений, просят обойтись данными, предоставленными ими.
В работе с бытовыми документами – той совокупностью официальных и личных материалов, которая обеспечивает информационное обслуживание людей в быту, розыск – самое трудное. Большинство из них не подлежит учёту, к тому же они, как правило, представляют собой личную собственность человека (т.е. предъявить или нет документ, определяет только воля его владельца).
Социология разработала следующее деление документов, применяющееся в журналистике:
1. По способу фиксирования информации (рукописные, печатные документы, кино и фотоплёнки, магнитные ленты).
2. По типу авторства (личные и общественные, например, расписка в получении денег и протокол собрания коллектива).
3. По статусу документа (официальные и неофициальные, например, постановление правительства и пояснительная записка).
4. По степени близости к эмпирическому материалу (первичные, например, заполненные анкеты, и вторичные – отчёт, написанный по результатам анкетирования на основе обобщения данных анкет).
5. По способу получения документа (естественно функционирующие в обществе, например, статистические отчёты по установленному образцу и «целевые», т. е. созданные по заказу журналиста – допустим, справка о деятельности учреждений).
«В зависимости от характера документа и цели журналиста происходит выбор методов анализа. Это могут быть общие методы (понимание, осмысление, сопоставление) или специальные (источниковедческие, психологические, социологические, криминалистические).»
Процесс освоения журналистом документа состоит из трёх этапов: извлечение данных, их интерпретация и фиксация. Первый из них предполагает умение журналиста быстро и глубоко перерабатывать знаковую информационную продукцию. Качество второго, основанного на анализе, оценке и объяснении полученных данных «зависит от того, насколько журналист умеет включать в соображения здравого смысла критерии оценок, задаваемые системой знаний общеметодологического и специального характера». Многое зависит от навыка точной фиксации данных, полученных в результате проработки документальных материалов. В данном контексте уместно говорить о создании нового документа – профессиональных записей журналиста, которые при определённых условиях могут иметь юридическую силу.
Работа с документами обязательно предполагает как проверку их на подлинность, так и определение достоверности и надёжности заключённых в них данных. Иногда определить подлинность источника могут только специалисты – историко-источниковеды, текстологи, криминалисты.
Важно различать документально подтверждённые сведения (завизированный текст) и факты типа «как стало известно из заслуживающих доверия источников». Оперирование такими сведениями требует специальных оговорок.