Понятие и классификация информации

Информация — одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, представляющий собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. С точки зрения теории информация — это сообщение, которое позволяет устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта, течении событий, развитии системы.

Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов.

Информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регионе, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления.

Информация обладает рядом отличительных черт:

- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем — его предметом;

- обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;

- обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;

- структурные подразделения предприятия являются как ее потребителями, так и источниками.

Для анализа уровня информационного обеспечения процесса управления используемую информацию классифицируют по различным признакам. Предлагается следующая классификация информации (рис. 20).

Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

- о целях управления производственным процессом;

- критериях оптимальности управления производственным процессом;

- об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т. д.);

- объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т. д.);

- о возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления;

- об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям:

- достоверность, точность и объективность;

- полнота и новизна;

- избыточность;

- своевременность и оперативность;

- однозначность и доступность и др.

Достоверность, точность и объективность поступающей информации определяются надежностью ее источников, объективностью, правильностью передачи, однократностью регистрации. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10 % из-за того, что сведения стареют и искажаются. Информация достоверна, если не превышен допустимый уровень искажений и возможно эффективное функционирование системы управления на ее основе.

Полнота и новизна информации означает, что ее объем и содержание должны быть достаточными для принятия оптимальных решений. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию неправильных решений, а излишняя информация усложняет выработку решений и делает процесс управления дорогостоящим.

Избыточность — это повторяемость, дублирование информации. Существует полезная и бесполезная избыточность: полезная используется для повышения надежности, достоверности передачи и хранения информации в технических системах, а бесполезная создает дополнительную нагрузку на человека, замедляет процесс принятия решения, снижает мобильность действий.

Своевременность и оперативность связаны с явлением старения информации и потерей ее ценности. Запаздывание в поступлении информации приводит к ухудшению функциониро­вания управляемой системы (техники, организации производства и др.).

Однозначность и доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату.

Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, современные средства коммуникации). Важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т. д.