Регламентация типовых процессов организации

В каждой организации существуют определенные виды деятельности, которые должны выполняться по одной и той же технологии практически в каждом подразделении. Примером может служить работа с договорами. Хотя их формы различаются в зависимости от направлений деятельности, порядок разработки и согласования договоров в организации может быть единым. В этом случае целесообразно регламентировать работу с договорами в одном документе, который можно назвать «Порядок управления договорами».

Другим видом деятельности, которую можно и нужно регламентировать для организации в целом, является работа с документацией. Для этого в небольших организациях достаточно разработать один «Порядок управления документацией», для средних и крупных – несколько документов по видам документации (организационно-правовой, распорядительной, планово-отчетной).

Структура типовой документированной процедуры представлена ниже.

1. Назначение и область применения документа.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Общее описание выполнения процедуры.

5. Матрица ответственности.

6. Порядок внесения изменений.

7. Рассылка.

8. Лист регистрации изменений.

9. Ознакомление сотрудников.

10. Приложение А. Формы документов.

Содержательная часть документа представлена в разделах 4-5. В каждой конкретной организации нужно решать вопрос о степени проработки этих и добавлении других разделов. Чрезмерная детализация может привести к появлению в документе формальных, бессодержательных кусков текста, которые на практике никому не нужны. Чем короче и конкретнее будет документ, тем лучше.

Кто в организации должен отвечать за разработку и последующий ввод в действие документированной процедуры? Можно ли выбрать владельца данного процесса? Поскольку с одной стороны рассматриваемая деятельность выполняется во всех подразделениях, то назначить одного руководителя владельцем процесса нельзя. С другой стороны, если никто не будет отвечать за контроль исполнения требований процедуры и поддержание ее в актуальном состоянии, то работать эта процедура не будет. Часто пытаются сделать ответственным генерального директора, который не в состоянии проконтролировать выполнение требований документа во всех подразделениях. Эти требования начинают нарушаться (сотрудники работают так, как привыкли, игнорируя новые для них нормы). Фактически закон, введенный в действие процедурой, с самого начала не выполняется, а большинство руководителей подразделений становятся его нарушителями. Но до тех пор, пока последние пользуются доверием высшего менеджмента и справляются с поставленными задачами на отступления от установленного порядка и стандартов смотрят сквозь пальцы Такая ситуация является обычной для многих организаций.

Кого же, кроме генерального директора, можно назначить ответственным за контроль исполнения документированной процедуры? Необходимо проанализировать деятельность, порядок выполнения которой устанавливается процедурой, и понять, кто из должностных лиц участвует в этой деятельности. Например, для процедуры управления договорами таким лицом является юрист (или начальник юридического отдела), без чьей визы договор не должен подписываться. Целесообразно назначить его ответственным за контроль (хотя бы частичный) действия процедуры. Таким образом, можно осуществлять контроль путем закрепления ответственности за теми должностными лицами, участие которых в выполнении деятельности обязательно.

За регулярный пересмотр и корректировку процедуры следует назначить ответственным должностное лицо, область деятельности и зона ответственности которого наиболее близка к деятельности, регламентируемой процедурой. (Например, для управления договорами в одной из организаций ответственным за контроль исполнения процедуры назначили финансового директора.) Ответственность конкретных должностных лиц за контроль исполнения процедуры должна быть отражена в тексте процедуры.

Еще одной формой контроля исполнения требований процедуры является использование механизмов внутреннего аудита. Сотрудники специально созданного подразделения регулярно выполняют проверку исполнения требований процедуры руководителями и сотрудниками всех подразделений организации, на которые распространяются данные требования. В тексте процедуры в этом случае должен быть предусмотрен раздел, определяющий регламент и периодичность проведения аудитов.

Необходимо подчеркнуть следующее: если нельзя предусмотреть и обеспечить контроль осуществления процедуры выполнения работ по виду деятельности, то разрабатывать и вводить в действие такую процедуру нецелесообразно. Это будет еще один формальный и не работающий на практике документ.

Пример В организации, занимающейся оказанием услуг, был разработан документ под названием «Порядок закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и услуг», представляющий собой общую для всей организации процедуру закупки. Ниже представлена структура документа.

1. Назначение документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки.

4. Определения терминов, обозначения и сокращения.

5. Закупка ТМЦ.

5.1. Виды закупаемых ТМЦ и услуг.

5.2. Процедуры, связанные с обеспечением.

5.3. Анализ и выбор поставщиков ТМЦ и услуг.

5.4. Планирование закупки ТМЦ и услуг.

5.5. Заключение договоров и оплата ТМЦ и услуг.

5.6. Приемка ТМЦ.

5.7. Приемка услуг.