Регламентация процессов управления организацией

К документам, определяющим общие принципы и правила деятельности организаций, а также процессы управления, относится, например, Положение о системе управления организацией. В Положении о системе управления организацией приводится информация об организационной структуре, выполняемых бизнес-процессах, структуре и полномочиях органов управления, порядке управления организацией (планировании, контроле, анализе и принятии ключевых управленческих решений). Роль рассматриваемого Положения о системе управления организацией состоит в структурировании бизнес-процессов организации в виде системы процессов и используемых методов и правил управления этими процессами. В документе должно быть четко прописано участие подразделений в бизнес-процессах, т.е. осуществлена привязка организационной структуры к системе процессов организации. Положение о системе управления организацией может содержать матрицу ответственности, с помощью которой определяются зоны ответственности высшего менеджмента организации. Положение может включать и другие разделы, в частности, содержащие требования к системе качества, системе экологического менеджмента и т.д. Ниже представлена его возможная структура.

1. Назначение и область применения документа.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Основные принципы формирования системы управления организацией.

5. Организационная структура и система процессов организации.

5.1 Схема и описание организационной структуры.

5.2 Схемы и описание системы процессов.

6. Органы управления организацией.

6.1 Совет директоров.

6.2 Генеральный директор.

6.3 Бюджетный комитет.

6.4 Технический совет.

6.5....

7. Процесс управления организацией (раздел может быть выделен в отдельный документ — «Регламент процесса управления организацией»).

7.1 Описание процесса управления организацией.

7.2 Схема процесса управления организацией.

7.3 Карта стратегии.

7.4 Система показателей организации.

7.5 Структура нормативной базы организации.

8 Порядок внесения изменений.

9. Рассылка.

10. Лист регистрации изменений.

11. Ознакомление сотрудников.

12. Приложение А Формы планов и отчетов.

Часто в организациях возникает необходимость коллегиального принятия решений по определенному кругу вопросов. Деятельность коллегиальных органов может существенно повысить адекватность принимаемых управленческих решений. Но в то же время при неправильной организации их работы возникает риск размывания ответственности за принятые решения. Такую ситуацию можно охарактеризовать следующим образом:

• подготовка совещаний коллегиального органа не ведется;

• на рассмотрение выносятся сырые документы или работа ведется вообще без них;

• протокол совещания не ведется;

• решения принимаются голосованием простым большинством голосов и утверждаются генеральным директором;

• не существует утвержденной формы протокола, решения не протоколируются, оформляются задним числом;

• контроль выполнения решений не осуществляется;

• в протоколах не указываются лица, ответственные за исполнение решений;

• не установлен порядок взаимодействия коллегиального органа с другими органами управления организацией.

Чтобы избежать указанных выше недостатков и обеспечить нормальную работу коллегиального органа управления, его деятельность нужно регламентировать. Ниже представлена типовая структура Положения о коллегиальном органе управления.

1. Назначение и область применения документа.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Состав коллегиального органа.

5. Назначение и принципы действия коллегиального органа.

6. Компетенция коллегиального органа.

7. Сроки и порядок созыва коллегиального органа.

8. Взаимодействия коллегиального органа.

9. Порядок внесения изменений.

10. Рассылка.

11. Лист регистрации изменений.

12. Ознакомление сотрудников.

13. Приложение А. Форма протокола заседания коллегиального органа.

Для нормальной работы коллегиального органа должны быть определены его состав, назначение и принципы действия, компетенция, сроки и порядок созыва, взаимодействие с другими коллегиальными органами и руководителями организации.

Коллегиальные органы могут эффективно использоваться для управления межфункциональными (сквозными) бизнес-процессами организации, например для рассмотрения и принятия решений по вопросам:

• разработки новых изделий;

• технического характера, связанным с высокими затратами и рисками для организации;

• производственного планирования ее деятельности;

• финансового планирования и контроля (формирования и контроля исполнения бюджета организации);

• управления ассортиментом и ценами;

• разработки и выбора стратегии развития организации;

• прочим.

Не стоит создавать в организациях (особенно малых) множество коллегиальных органов управления. Желательно ограничиться двумя-тремя. Порядок взаимодействия, зоны ответственности и полномочия различных коллегиальных органов должны быть четко определены в Положении о системе управления организацией.

На уровне организации в целом могут быть разработаны и утверждены регламенты некоторых процессов, например процесса бюджетирования. В этом процессе участвуют все подразделения организации, т. е. он является сквозным.