Лист регистрации изменений

Дается форма листа регистрации изменений.

Во избежание оформления дополнительных документов регламенты, описы­вающие функциональные процессы управленческого характера, могут совпадать с привычными Положениями о подразделениях (ПП). существующими в боль­шинстве организаций [21, 60, 61, 62].

На сегодняшний день Положения о подразделениях в большинстве организа­ций являются формальными документами, которые написаны «потому, что так надо». Руководствуются этими документами точно так же, как они написаны, то есть формально. Регламентация процессов позволяет перевести их из формаль­ного состояния в рабочее. В типовые Положения о подразделениях можно доба­вить пункты, регламентирующие:

• ресурсы, необходимые для выполнения подразделением своих функций;

• систему мониторинга показателей подразделения;

• систему и регламент управления подразделением (процессом);

• требования по отчетности о ходе работ перед вышестоящим руководителем;

• требования к входам и выходам (взаимодействие с потребителями, поставщиками и субподрядчиками).

В результате получится описание процесса, выполняемого функциональным подразделением. Дополнив Положение о подразделении матрицей ответственности за функции (подпроцессы), можно распределить ответственность за их выполне­ние среди сотрудников или владельцев подпроцессов. Затем эти функции пере­носятся в должностные инструкции сотрудников (владельцев подпроцессов) в той же формулировке, что была записана в матрице ответственности подраз­деления (процесса). Таким образом, должностные инструкции тоже становятся работающими документами.

Для обеспечения возможности объективной оценки действий участников процес­са в описании процесса эти действия должны быть изложены не общими словами, а операциональными выражениями [44], допускающими эффективное обучение и проверки. Утверждения типа «организовать и возглавить работу подразделения» те­перь представляются лишенными смысла.

Для более наглядного представления процесса и сокращения объема документа­ции многие специалисты и консалтинговые фирмы в области качества [19, 43,45] предлагают при описании процесса использовать средства его визуализации (таб­лицы, блок-схемы, диаграммы последовательности и др. [46, 47] и их сочетания), дополненные ссылками на различные документы и описания процессов. Ряд СМК, использующих такую форму описания процессов, сертифицированы на соответ­ствие требованиям "М С ISO 9001:2000 [19, 43, 45].