Организация делопроизводства

2.1. Руководство делопроизводством в аппарате осуществляется мировым судьей (в аппаратах - старшим мировым судьей) совместно с Управлением в соответствии с Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики (утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. № 169)[3], Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив судебного участка (судебных участков) документов, их учета и использования (утверждена совместным приказом Белгородского областного суда и Управления от 02 марта 2009 г. № 26/35), иными нормативно-методическими документами, разработанными в субъекте Российской Федерации, а также требованиями государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, что предусматривает общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей); распределение должностных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей), осуществление систематического контроля за их выполнением; проверку сроков прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и др.

Мировой судья, кроме того, дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов рассмотренных им судебных дел, иных материалов и документов. Мировой судья (старший мировой судья) утверждает номенклатуру дел, ведущихся в судебном участке (судебных участках).

Формирование базы данных по судимости осуществляется в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, а также Методическими рекомендациями по изменениям в формах статистической отчетности на 2007 год.

2.2. Консультант (главный специалист), на которого возложены функции администратора[4] судебных участков, выполняет следующую работу:

- консультирует работников аппаратов мировых судей по вопросам прохождения государственной гражданской службы;

- осуществляет учет и выдачу юридической литературы, поступающей в судебные участки, а также печати, штампы и бланки;

- ведет наряды (по своему виду работы);

- ведет финансовую документацию, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

- ведет журналы и наряды по учету кадрового состава;

- ведет протоколы оперативных совещаний;

- составляет план работ судебных участков по согласованию со старшим мировым судьей;

- осуществляет организацию эксплуатации, ремонта инженерных систем и оборудования зданий и помещений судебных участков;

- несет ответственность за подготовку здания и помещений мировых судей к отопительному сезону;

- осуществляет контроль за порядком в здании и помещениях мировых судей;

- осуществляет организацию работы сотрудников аппаратов мировых судей;

- принимает меры по организационному обеспечению деятельности мировых судей в подготовке и проведении судебных заседаний;

- обеспечивает бесперебойную работу служебного транспорта, средств связи, оргтехники;

- составляет графики ежегодных отпусков работников аппаратов мировых судей, ведет учет рабочего времени, готовит материалы для рассмотрения на заседаниях аттестационной, конкурсной комиссий, представления на премирование;

- организует работу по подбору кандидатов на вакантные должности аппаратов мировых судей в рамках конкурсного отбора и подготовку материалов для формирования личных дел при назначении работников на должности государственной гражданской службы;

- организует приобретение, учет, хранение и рациональное использование расходных материалов, а также учет и хранение мебели и оборудования, предназначенных для обеспечения деятельности мировых судей;

- осуществляет мероприятия по обеспечению собственной и пожарной безопасности зданий и помещений судебных участков;

- выполняет другую работу по поручению Управления и старшего мирового судьи.

2.3. На помощника мирового судьи возлагается:

- систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов;

- информирование сотрудников аппаратов мировых судей об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов;

- ведение приема граждан;

- изучение заявления, дела, поступившего в адрес мирового судьи, внесение предложений по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.);

- оказание помощи мировому судье в подготовке дела к судебному разбирательству, осуществление подбора нормативных правовых актов, необходимых для рассмотрения дела;

- осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено;

- осуществление подбора данных и материалов для обобщений, докладов и выступлений;

- подготовка проектов обобщений, докладов;

- подготовка проектов ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве мирового судьи;

- осуществление контроля за исполнением судебных актов мирового судьи;

- по поручению мирового судьи заполнение справок формы № 6, карточек на подсудимых, карточек по учету сумм ущерба (без права подписи);

- выполнение иных поручений мирового судьи[5].

2.4. Главный специалист (заведующий канцелярией) несет ответственность за делопроизводство и его состояние, систематически осуществляет контроль и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

Главный специалист (заведующий канцелярией)[6] выполняет следующую работу:

- организует работу канцелярии в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив (судебного участка) судебных участков документов, их учета и использования, а также выполнением работниками аппаратов мировых судей требований ГОСТ на организационно-распорядительную документацию;

- распределяет должностные обязанности между работниками аппаратов и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

- следит за сроками прохождения дел и материалов;

- организует хранение, отбор и сдачу в архив судебного участка (судебных участков) документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

- проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств не реже одного раза в квартал, соответствие записей фактическому наличию доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений;

- организует работу канцелярии по составлению статистических отчетов;

- регулярно проводит занятия с работниками судебных участков по повышению деловой квалификации, организует освоение работниками наиболее рациональных приемов труда;

- проводит контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов;

- ведет учет и регистрацию поступающих в адрес судебных участков предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на судебные акты), контроль за сроками их рассмотрения;

- осуществляет контроль за своевременной отправкой дел с апелляционными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

- осуществляет учет частных определений, а также представлений по делам об административных правонарушениях и контроль за ведением переписки по их исполнению;

- осуществляет учет и контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;

- организует работу по учету, хранению судебных дел, других материалов и вещественных доказательств;

- выполняет иную работу по поручению старшего мирового судьи[7].

2.5. На секретаря судебного заседания возлагается:

- вызов участников процесса и свидетелей;

- подготовка, вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, и отметка в них о результатах рассмотрения;

- проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в судебном участке;

- ведение протокола судебного заседания и ознакомление с ним участников процесса по их ходатайствам;

- оформление судебных дел и материалов после их рассмотрения[8];

- выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;

- выдача по распоряжению мирового судьи подлинников документов из дел, не сданных в канцелярию судебного участка (судебных участков);

- выполнение другой работы по поручению старшего мирового судьи и главного специалиста (заведующего канцелярией).

2.6. На секретаря суда возлагается ведение делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным делам и по делам об административных правонарушениях, в частности:

- регистрация, учет и хранение судебных дел, а также жалоб и протестов на решения, приговоры, определения, постановления мирового судьи;

- регистрация поступающей корреспонденции;

- ведение журналов и карточек;

- отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;

- подшивка судебных дел и материалов до передачи их мировому судье для рассмотрения;

- подготовка и направление документов по исполнению судебных актов и контроль за получением сообщений об их исполнении;

- составление статистических отчетов;

- учет и хранение вещественных доказательств;

- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям;

- выдача по распоряжению мирового судьи подлинников документов из дел, сданных в канцелярию судебного участка (судебных участков);

- подготовка и сдача в архив судебного участка (судебных участков) оконченных дел, журналов и карточек;

- выполнение другой работы по поручению мирового судьи (старшего мирового судьи) и главного специалиста (заведующего канцелярией);

При уходе работника аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении, документы, закрепленные за ним, передаются[9] другому работнику аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) в соответствии с приказом или по отдельному распоряжению.