Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование

4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок (судебные участки), принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей).

4.2. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции, поступившей по почте, осуществляется канцелярией судебных участков.

4.3. Секретарь суда, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Пакеты вскрываются, не допуская повреждения содержимого, проверяется наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

4.4. Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам (форма № 1-б), об этом немедленно докладывается главному специалисту (заведующему канцелярией). Отметка о составлении акта ставится в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) в графе «Другие отметки».

4.5. При регистрации входящей корреспонденции секретарь суда проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, в нижнем правом углу, с указанием даты поступления материала и регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1), а при необходимости - часы и минуты.

4.6. Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб и представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

4.7. Ошибочно доставленная корреспонденция незамедлительно пересылается по назначению с оставлением в наряде[10] соответствующих данных об этом.

4.8. Почта на имя мирового судьи с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.

4.9. Поступившие дела и иная корреспонденция, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Регистрация поступившей корреспонденции происходит по следующей схеме.

Регистрация входящей корреспонденции

↓

Секретарь суда

↓

Журнал учета входящей корреспонденции (форма № 1), штамп, дата поступления, регистрационный номер (в случае необходимости время)

↓

Передача документов мировому судье не позднее следующего рабочего дня

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) могут быть внесены дополнительные графы.

В графе «Другие отметки» указываются сведения об исполнении (запроса, поручения и т.п.), об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления или об оставлении заявления без движения.

Пример: исполнено 28.08.2009 г., дело №2-38/2009

При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма № 1) по видам: корреспонденция по уголовным и гражданским делам, исполнительные документы и т. д.

Дела об административных правонарушениях, поступившие одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации в канцелярии судебных участков.

4.10. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

4.11. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела и т.п.), входящий номер с условным обозначением (индекс) того судебного участка, в который документ должен быть передан.

Пример: 1/18, где 1 – номер судебного участка, 18 - входящий номер по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу (в свободном от текста месте).

4.12. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени поступления их в адрес судебного участка для приобщения к делу:

а) судебные повестки, возвращенные мировому судье в связи с отсутствием адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

4.13. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Исковые заявления и другие материалы, принятые помощником мирового судьи на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются в канцелярию судебных участков для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

4.14. После учета с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления, вся корреспонденция передается не позднее следующего рабочего дня по назначению для рассмотрения.

4.15. Обработка исходящей корреспонденции производится секретарем суда.

Отправка по назначению дел и документов осуществляется через канцелярию судебных участков.

4.16. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат» - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи; соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в канцелярию, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

4.17. Документы передаются в экспедицию[11] оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4.18. Оформляя документы для передачи, работник аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее – Почтовые правила), написать на документе номер переписки, проверить наличие вложений в конверте.

На бланке уведомления о вручении в свободном поле под адресными данными судебного участка (судебных участков) проставляются необходимые реквизиты (номер дела, дата и время его рассмотрения) путем специального штампа либо нанесения работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) рукописным способом.

4.19. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию судебных участков превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции и Почтовых правил, секретарь суда возвращает документы исполнителю на доработку.

4.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией в соответствии с Почтовыми правилами.

Из судебного участка (судебных участков) документы для отправки передаются в канцелярию не позднее 12 часов 00 минут[12] и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и вида рассылки (почтой, курьером/рассыльным).

4.21. Документы, поступившие для отправки курьером, обрабатываются работниками канцелярии в соответствии с Инструкцией и доставляются по назначению.

4.22. Перед отправкой документов секретарь суда проверяет наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

4.23. Заказные письма, бандероли[13] сдаются на почту по описи (форма № 3), в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в канцелярии для справок, а возвращенный с почты передается с денежным отчетом консультанту (главному специалисту). Опись (форма № 3) подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд.

4.24. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо доставляются курьером.

4.25. Судебные повестки и иные судебные извещения доставляются по почте или лицом, которому мировой судья (старший мировой судья) поручает их доставить[14]. Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются по почте в соответствии с требованиями Почтовых правил.

4.26. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и передаются курьером получателю под расписку в этой книге с обязательной расшифровкой подписи.

4.27. При работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки.

4.28. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

В случае утраты документа исполнитель немедленно об этом докладывает мировому судье и главному специалисту (заведующему канцелярией).

4.29. Главный специалист (заведующий канцелярией) организует служебное расследование, о результатах которого информирует старшего мирового судью и мирового судью, к производству которого относится утерянный документ.

4.30. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе электронной почтой, регистрация которых производится в журнале (формы № 1-а), исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится.

В этом же журнале секретарь суда делает отметку в графе «Другие отметки/примечание» о способе отправки.

4.31. Исходящий номер[15] и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:

а) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве, исходящий номер совпадает с номером дела;

б) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;

г) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан (кроме апелляционных и надзорных жалоб) указывается порядковый номер по журналу входящей корреспонденции с добавлением буквенного знака «ж». Пример: № 23-ж.

4.32. Служебные письма.

4.32.1. Служебные письма готовятся:

- как ответы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции мирового судьи (мировых судей);

- как ответы на запросы вышестоящих инстанций и различных организаций;

- как запросы;

4.32.2. Сроки подготовки ответных писем не должны превышать трех дней или же устанавливаются резолюцией[16] мирового судьи (старшего мирового судьи) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции мирового судьи (старшего мирового судьи).

4.32.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые мировым судьей, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.32.4. Текст письма излагается от 1-го или 3-го лица единственного числа.

Пример:

«Мировой судья...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст может содержать одну заключительную часть, в случае оформления реквизита, указанного в п. 4.42. Инструкции.

Не допускается переносить на следующую страницу текст, состоящий менее трех строк или размещать одну подпись документа.

4.33. Нумерация страниц.

4.33.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

4.34. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не указывается. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

4.34.1. Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

4.34.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Пример:

Управление Судебного департамента

в Белгородской области

Отдел по организационному обеспечению

деятельности мировых судей

или

Управление Судебного департамента

в Белгородской области

Начальнику отдела по организационному

обеспечению деятельности мировых судей

В.Н. Доценко

4.34.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример: Начальнику управления

Судебного департамента

в Белгородской области

В.В. Пучкову

4.34.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

4.34.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно.

Пример:

Председателям районных (городских) судов

Старшим мировым судьям

4.34.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса.

Пример:

Министерство природных ресурсов

Российской Федерации

ул. Б. Грузинская, 4/6

Москва,123812

4.34.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Петрову И.В.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

Кировский район, г. Липки,

Тульская область,301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

4.34.8. Адрес не пишется на документах, направляемых в высшие государственные органы, федеральные министерства и ведомства, суды, а также в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам.

4.35. Резолюция.

4.35.1. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

4.35.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

4.36. Датирование.

4.36.1. Датой документа является день его подписания или утверждения, для протокола (общего собрания) - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

4.36.2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.2008. Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

4.36.3. В официальных документах преимущественно используется словесно-цифровой способ оформления даты.

Пример: 12 декабря 2008 года.

4.37. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.38. Утверждение и согласование.

4.38.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения[17] должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример: