Начальник отдела ООДМС управления Судебного департамента

в Белгородской области

___________________ В.Н. Доценко

«___» ______ 200_ года

4.38.2. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

4.38.3. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

4.38.4. Гриф согласования[18] располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Начальник центрального архива

Личная подпись Л.А. Новикова

18.06.2008

Или

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного отдела

администрации Белгородской области

от 27.03.2008 № 1

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или нескольких должностных лиц, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

4.39. Отметка об исполнителе.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (шрифт №12).

Пример:

К.М. Тимофеева

(4722)55-35-35.

4.40. Правила машинописного оформления документов.

4.40.1. Рукописи должны быть написаны разборчиво на стандартных листах бумаги. Во избежание повторных перепечаток текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики или исправленные карандашом.

4.40.2. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

4.40.3. При печатании документов на компьютерах текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом,

4.40.4. Документы должны иметь поля (мм):

левое - 25 - 30;

верхнее - 20;

правое – 10-15;

нижнее: для формата А4 - 20

для формата А5 - не менее 15.

4.40.5. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При подготовке сопроводительных писем и других служебных документов используется текстовый редактор Times New Roman размером шрифта № 13 или № 14 через 1-1,5 междустрочных интервала, а для оформления табличных материалов используется шрифт № 12.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

4.41. Реквизит «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА» (исходящий номер) носит условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, под которым письмо вводят в информационно-поисковую систему. Индекс пишут одновременно с датой. Для внутренних документов это обычно порядковый номер дела с начала года. К цифре иногда добавляют начальную букву вида документа. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, номер дела, где будет храниться копия письма, порядковый номер документа.

Пример:

1-13/87, где 1 – номер судебного участка, 13 – номер дела, 87 – порядковый номер документа по журналу учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а).

4.42. Реквизит «ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА» - этикетный реквизит, позволяющий напомнить адресату, о чем идет речь. Его проставляют только на ответных письмах, чтобы можно было найти копию инициативного письма. Дата и номер для ссылки переписывают из инициативного письма.

Пример:

На № 02-13/36 от 04.09.2007

Пример письма:   Место для штампа ул. Н. Чумичова, 31,г. Белгород, 308000 тел/факс (4722) 27-42-93 08 августа 2007исх.№ 490 На № 02-13/36 от 04.08.2007 г.

Председателю ЭПК архивного отдела Белгородской области О.Б. Пономаревой

Направляю номенклатуру дел отдела ООДМС на 2008 год.

Приложение: на 10 л. в 4 экз.

Зам. начальника отдела ООДМС Личная подпись Г.Я. Суков

Е.К. Иванова

(4722) 27-55-87

Пример составления копии сопроводительного письма:

На № 02-13/36 от 04.08.2007 г. от 08.08.2007 г. исх. № 490

Председателю ЭПК архивного отдела Белгородской области О.Б. Пономаревой

Направляю номенклатуру дел отдела ООДМС на 2008 год.

Приложение: на 10 л. в 4 экз.

Зам. начальника отдела ООДМС Г.Я. Суков

Верно

Консультант отдела ООДМС Личная подпись Е.К. Иванова

4.43. Реквизит «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ» используют, если к тексту письма прилагаются документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) от границы левого поля пишут слово «Приложение» (нулевое положение табулятора, с прописной буквы), которое включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров.

Пример:

Приложение: Справка о …на 5 л. 1 экз.

4.43.1. Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Пример:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

4.43.2. Если приложение не упомянуто в тексте (а также, в случае, если их несколько), то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение.

Пример:

Приложение: 1. Инструкция … на 2 л. в 2 экз.

2. Отзыв об … на 4 л. в 2 экз.

4.43.3. В том случае, если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре.

Пример:

Приложение: 1. Инструкция … на 2 л. в 2 экз.

2. Отзыв об … на 4 л. в 2 экз.

4.43.4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: представление прокурора г. Белгорода от 12.02.2008 № 7/2-138-08 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.

4.43.5. Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

4.43.6. Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца.

Пример:

Приложение: диплом № Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании

Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.2008 г.

4.43.7. При направлении уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других сброшюрованных документов указывается количество томов.

Пример:

Приложение: уголовное дело № 1-578/2008 в 3 т.

4.43.8. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

4.44. Подпись.

4.44.1. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка[19].

Пример:

Мировой судья

………………района Личная подпись М.А. Авдюков

4.44.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Пример:

Начальник Управления В.В. Пучков

Зам. начальника Управления В.А. Переверзев

4.44.3. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Пример:

Начальник управления Начальник управления

Судебного департамента Внутренних дел

в Белгородской области Белгородской области

личная подпись В.В. Пучков личная подпись В.Л. Алешин

4.44.4. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии

Пример:

Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов

Секретарь комиссии личная подпись П.И. Попов

Члены комиссии личная подпись М.Л. Кулева

личная подпись С.П. Сидоров

4.45. Порядок копирования документов.

4.45.1. Копирование документов в судебном участке (судебных участках) производится на копировально-множительной технике.

4.45.2. Каждый копировально-множительный аппарат судебного участка (судебных участков) закреплен за консультантом (главным специалистом), отвечающим за правильное пользование копировальной техники, сохранность, техническое состояние и учет выполненных работ.

4.45.3. Наименование и количество размноженных документов регистрируется в журнале копировально-множительных работ (форма № 59).