Процесс организации выставки

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых случаях — дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. Характерной особенностью современного этапа развития отечественного выставочного дела является резко выраженная тенденция коммерциализации выставок. В подавляющем большинстве случаев их организаторы ставят своей основной целью получение дохода от проведения выставочных мероприятий. Резко возросло количество выставок. Сложился достаточно насыщенный национальный рынок выставочных услуг. Возросшее количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, и обострившаяся конкуренция между ними способствуют росту уровня профессионализма. Однако, к сожалению, еще нередки случаи откровенных ошибок, просчетов и недоработок в процессе организации и проведения выставочных мероприятий.

Ниже мы рассмотрим схему организации крупной международной выставки. Ее подготовка и проведение включают следующие основные этапы.

• Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов, решение о ее проведении может приниматься на правительственном уровне, органом местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.

При организации коммерческой выставки важным фактором принятия решения о проведении является маркетинговая проработка спроса на выставочные услуги со стороны потенциальных экспонентов и конъюнктуры рынка выставочных услуг в целом.

• Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки и т. д.
• Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
• Прием заявок на участие в выставке.
• Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие шаги.
• Распределение выставочных площадей между участниками.
• Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.
• Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.
• Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.).
• Монтаж экспозиции.
• Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.
• Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.
• Обеспечение рабочей программы выставки.
• Официальное закрытие выставки.
• Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.
• Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).

В процессе участия фирмы в выставке она взаимодействует с различными руководящими и рабочими выставочными структурами. Умелая организация этого взаимодействия во многом определяет успех участия фирмы в выставке.

Основные руководящие органы выставки (организационный комитет и научно-технический центр) формируются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главными задачами оргкомитета являются:

• утверждение тематического содержания выставки;
• утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;
• рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;
• разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;
• утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм/стран-участниц и т. п.;
• подведение итогов выставки.

Основные функции научно-технического центра (НТЦ) выставки включают в себя:

• участие в разработке тематического плана выставки и отборе ее участников;
• сбор и изучение информации об участниках выставки;
• анализ последних достижений науки и техники по тематике выставки, обеспечение ее высокого научно-технического уровня;
• консультирование фирм-участниц по отбору экспонатов для демонстрации на выставке;
• проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки.

Коммерческий центр выставки призван координировать предпринимательскую деятельность на выставке фирм-участниц. Для этого он выполняет следующие функции:

• обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров;
• сбор информации о заключенных сделках;
• проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки;
• руководство рекламным отделом.

Рекламный отдел обеспечивает весь комплекс коммуникаций выставки. Для этого отдел:

• после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации;
• разрабатывает и издает рекламные выставочные буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку;
• разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы выставки;
• в период проведения выставки организует передачи по внутривыставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации;
• по отдельным заявкам фирм-экспонентов проводит на выставке
• рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы фирм потенциальным заказчикам и посредникам.

Значительный интерес, с точки зрения решения коммуникационных задач, для фирмы-участницы выставки представляет деятельность пресс-центра выставки. В его основные функции входит:

• подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки;
• проведение аккредитации корреспондентов и приглашение их на пресс-конференции;
• подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов;
• оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки;
• оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций по случаю дней страны на выставке и др.