Обязанности руководителя совещания

Руководитель должен:

• начать вовремя;

• сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

• согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

• назначить ответственного за регламент и протокол;

• предупредить о прекращении выступления в слу­чае, если оно не соответствует существу вопроса (на­пример, эмоциональные оценки людей и событий вме­сто конструктивных предложений);

• если используется критика, то требовать ее кон­структивности (называть конкретные факты и их при­чины, не переходить на личность, высказываться по поводу ошибок, предлагать пути решения проблемы);

• жестко вести совещание к намеченной цели путем йодного вовлечения в него каждого участника;

• регулировать деловитость выступлений, не допус-|сая их затягивания, стимулируя конкретность, содер­жательный анализ, выработку реальных предложений jh решений;

• соблюдать корректность дискуссии;

• использовать разнообразные приемы для активи­зации внимания участников совещания;

• подводя итоги, обобщить все сказанное, сформу­лировать выводы, определить задачи на будущее;

• завершить совещание точно в назначенное время;

• в заключение оптимизировать ситуацию, настро­ить персонал на эффективную работу.

Психологи рекомендуют руководителю использовать следующие приемы для управления ходом дис­куссии:

а) для сохранения единства участников совещания:

· в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;

· не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

· не высказывать первым (если ты руководишь сове­щанием) свою точку зрения;

· не позволять нападать на новых работников, мо­лодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситу­ации, и всячески поддерживать их;

б) для активизации участников делового совещания:

· иметь оптимальную стратегию принятия решения; создать условия для творческой работы;

· не использовать самому и не позволять другим опе­рировать деструктивной критикой;

· не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

· не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

· умело осуществлять руководство групповым взаи­модействием в процессе принятия решений;

в) для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме:

· основываться на конкретных фактах и веских дока­зательствах;

· записывать все вносимые предложения;

· прогнозировать возможность внедрения предлагае­мых идей, решений, проектов исходя из наличия и рас­хода времени и ресурсов;

г) для активизации обсуждения предложений:

· задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;

· высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

· побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

· не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

· чем выше «температура» дискуссии, тем хладнок­ровнее должен себя вести ее организатор;

· оказывайте всестороннюю поддержку новым про­грессивным идеям;

· будьте готовы к отрицательному исходу коллектив­ного обсуждения вопроса;

· если невозможно выработать консенсусное решение, тогда идите на компромисс;

· не подавляйте мнения меньшинства, так как оно ча­сто бывает позитивным.