Для этого выполним команду

Форма, Критерии: Ф.И.О. аспиранта: Баламут, Enter.

Найденную запись теперь можно просмотреть, подкорректировать значения её полей и включить снова в базу нажатием кнопки Добавить.

Используя кнопки Назад, Далее, Удалить или Добавить можно соответственно продолжить просмотр записей таблицы, удалить некоторые ненужные записи или добавить новую запись.

Нажав кнопку Добавить можно увидеть форму с пустыми полями.

Введите в поля формы данные новой записи и снова нажмите кнопку Добавить. База дополнится новой записью и появится новая форма с пустыми полями. Тем самым MS Excel приготовится к приёму следующей записи в таблицу базы данных.

Поиск и просмотр записей с помощью Пользовательского фильтра

В MS Excel имеется ещё одно средство для работы с записями базы данных – Пользовательский фильтр.

С помощью Фильтра удобно находить и просматривать отдельные группы записей непосредственно в таблице. Пример 1. Допустим, нас интересует запись с данными об аспирантке Мамлеевой Светланы Изельевны.

1. Кликнем в любой клетке в пределах таблицы базы данных (рис. 1).

2. Далее выполняем следующие настройки:

Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр - в каждом поле шапки таблицы появятся кнопочки с синими треугольниками вниз. Нажатие любой такой кнопки вызывает появление спускающегося списка, который содержит все несовпадающие значения данного поля.

1. Нажимаем кнопку со стрелочкой в клетке Ф.И.О. аспиранта и выполняем

Выделить все, Мамлеева, Ok.

Под шапкой таблицы остается только одна запись с данными об этой аспирантке.

2. Поиск записи в БД может быть выполнен по более сложному условию поиска.

Для этого в меню кнопки Автофильтр нужно выбрать опцию Текстовые (Числовые,…) фильтры и в диалоговом окне опции задать соответствующее условие поиска записи.

Для восстановления на экране всей таблицы нужно выполнить команду

Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр.