Вимоги до мови ділових паперів

Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і в певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила …

Академія просить …

Ректорат вважає …

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів.

4. Вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, потрібний для, прошу дозволити, взяти до уваги, взяти за основу тощо.

5. Використовувати синтаксичні конструкції, притаманні офіційно-діловому стилю:

Доводимо до Вашого відома, що ….

Нагадуємо Вам, що, ….

У порядку надання матеріальної допомоги ….

У порядку обміну досвідом ….

У зв’язку з вказівкою ….

Відповідно до попередньої домовленості ….

Відповідно до Вашого прохання ….

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи …

Беручи до уваги …

Розглянувши …

Вважаючи …

7. Уживати синтаксичні конструкції, що відповідають нормам літературної мови.

Правильно	Неправильно
вжити заходів брати (взяти) участь погодити вплинути порядок денний боротися заходи такі члени групи не можна визнати задовільним незабаром не з’являються на заняття прошу надати мені відпустку треба направити згідно з наказом відповідно до постанови	прийняти заходи прийняти участь здійснити погодження здійснити вплив повістка денна проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи не може бути визнаним задовільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки на заняття прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений згідно наказу відповідно з постановою

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет –присудок, означення – перед означуваними словами, додатки – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення).

9. Надавати перевагу простим реченням.

10. Щоб не спричинити (і не виявити) гостроту стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит… // Вами ще не дана відповідь на лист-запит….

Якщо потрібно назвати конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму дієслова. Наприклад:

Фірма не гарантує ….

Комісія підтверджує ….

Телевізійне агентство повідомляє ….

11. Вживати інфінітивні конструкції: Створити комісію….

Затвердити пропозицію ….

Надати можливість ….

Попередити правління ….

12. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую …. Пропоную ….

13. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: агропром, техплан, техдокументація, напр.,

р-н, обл.., км, ПАТ, ТМ.

14. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний …, високошановний …, вельмишановний …, високоповажний ….

15. Слід пам’ятати про необхідність вживання при звертанні кличного відмінка. Наприклад:

Пане директоре!

Пані Оксано!

Шановна Ірино Петрівно!

Вельмишановний Вікторе Миколайовичу!

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Дайте відповіді на запитання:

1. Який стиль репрезентують ділові папери. Назвіть сферу спілкування, жанри, ознаки та мовні особливості офіційно-ділового стилю.

2. Яка роль ділового мовлення для майбутніх фахівців?

3. За якими ознаками класифікують документи?

4. Які є види документів за призначенням?

5. Розкрийте зміст поняття «реквізит». Назвіть реквізити документа.

6. Розкрийте зміст поняття «формуляр».

7. Назвіть стійкі словосполучення та синтаксичні конструкції, які потрібно вживати у мові ділових паперів.

8. Поміркуйте, яким реченням (за будовою) краще надавати перевагу в діловодстві.

9. З’ясуйте, від якої особи слід викладати текст документів. Наведіть приклади.

2. Продовжіть речення:

1) Постійні реквізити друкуються …

2) Змінні – фіксуються …