Б) Импорт сведений о проекте

Чтобы импортировать⁴² сведения в Project, можно использовать любое поле ввода⁴³ из формата файла⁴⁴ другого продукта, такого как Microsoft Office Excel или Microsoft Office Access, формата XML (Extensible Markup Language), формата CSV (текст с разделением значений запятой) или формата текста с разделением значений знаком табуляции.

1. Щелкните вкладку Файл, а затем щелкните Обзор.

2. В поле Тип файлов выберите тип файла, из которого требуется импортировать данные.

3. Перейдите в папку, содержащую файл, который нужно импортировать, и выберите его в списке файлов.

4. Нажмите кнопку Открыть.

5. Следуйте инструкциям мастера импорта, чтобы импортировать данные в правильные поля Project.

6. На странице Сопоставление задач, Сопоставление ресурсов или Сопоставление назначений мастера импорта можно проверить или изменить условия сопоставления Project.

- Чтобы импортировать данные из поля в исходном файле в другое поле Project, щелкните поле в столбце В, выберите новое поле и нажмите клавишу ВВОД.

- Чтобы изменить название поля в конечном файле, щелкните поле в столбце В и введите новое имя.

- Чтобы удалить поле, щелкните его в столбце Из и нажмите кнопку Удалить строку.

- Чтобы вставить новое поле над существующим, щелкните поле в столбце Из и выберите вариант Вставить строку.

- Чтобы удалить все поля задач, ресурсов или назначений из схемы импорта, выберите вариант Очистить все.

- Чтобы добавить все поля задач, ресурсов или назначений из конечного файла в схему импорта, выберите вариант Добавить все.

На странице Сопоставление задач, Сопоставление ресурсов или Сопоставление назначений мастера импорта в разделе Просмотр можно просмотреть макет схемы импорта.

7. Чтобы изменить порядок полей в конечном файле, щелкните поле в столбце В, а затем нажимайте кнопки перемещения для перемещения поля в желаемое место.

8. Чтобы выполнить импорт данных, на последней странице мастера импорта нажмите кнопку Готово.

Новую или измененную схему импорта можно сохранить для повторного использования. На последней странице мастера импорта нажмите кнопку Сохранить схему и в поле Имя схемы введите ее имя. Новая схема будет добавлена в список встроенных схем.

Примечания:

- Можно воспользоваться существующей схемой импорта из другого проекта, если она доступна в глобальном файле. С помощью организатора можно скопировать схему импорта из файла проекта в глобальный файл.

- Если в качестве формата файла в схеме импорта выбран формат CSV или TXT и задан разделитель текста, то именно разделитель, а не расширение файла, определяет его тип. Например, если требуется импортировать файл Myproject.csv, а в качестве разделителя текста в схеме задана табуляция, то в файле CSV вместо запятых будут использоваться столбцы, несмотря на то что расширение файла указывает на разделители-запятые.

- Несмотря на то что в некоторые вычисляемые поля ⁴⁵ можно ввести значения, Project может пересчитать эти значения — автоматически или в заданное время.

- В Project можно импортировать только те данные XML, которые можно проверить с помощью схемы обмена данными.

- Если используется Microsoft Project Профессиональный и требуется импортировать данные из файла другого формата в корпоративный проект, в котором нужно ввести специальные данные для задач, проект нельзя будет сохранить до окончания ввода всей необходимой информации.

- При использовании Microsoft Project Профессиональный помните, что поля затрат на ресурсы в корпоративном проекте обновить нельзя. Данные о затратах на ресурсы можно импортировать только в проекты, отличные от корпоративных, или эти данные должны относиться к некорпоративным ресурсам в проекте.

4.3.2 Сохранение плана в формате PDF или XPS

Форматы файлов PDF и XPS применяются часто, поскольку позволяют сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project.

1. Щелкните вкладку Файл, затем выберите пункт Общий доступ.

2. Нажмите кнопку Создать документ PDF/XPS, а затем справа выберите команду Создать PDF/XPS.

3. В диалоговом окне Обзор выберите имя и расположение документа.

4. В списке Тип файла выберите либо Файлы PDF, либо Файлы XPS, а затем нажмите кнопку ОК.