Проведение модерации

Основа модерированного рабочего заседания в общем очень проста. В каждом конкретном случае осуществляются индивидуально структурированные рабочие шаги. Модерация проходит в три этапа:

· Введение. Участники знакомятся с модератором, проясняются условия работы.

· Рабочий этап. Основа модерации. На этом этапе достигаются основные результаты.

· Заключительный этап. Фиксация результатов и оценка совместной работы.

Приветствие и знакомство. Приветствие должно быть кратким и деловым. Уже это задает рабочую атмосферу встречи. Что стоит на первом месте: неформальное, не относящееся к делу обсуждение событий или достижение серьезных результатов? Если присутствует заказчик, он должен взять на себя часть приветствия. Этим вы покажете важность данного дела.

Если участники не знают модератора, он должен коротко представиться. Важно, чтобы все знали, с кем имеют дело, и могли составить первое представление о руководителе рабочего заседания. В идеале руководитель заседания должен провести беседу с участниками в рамках подготовительной фазы.

Если не все участники знакомы между собой, вы должны также коротко представить всех участников. Каждый должен знать, кто какую роль выполняет на заседании. Формулировать мысль всегда лучше лаконично и по существу, чем поэтично и пространно. Некрасиво, например, когда знакомство превращается в соревнование под девизом «чья карьера круче?». Иногда разумно незадолго до заседания лично попросить знакомого участника представиться первым для примера остальным участникам.

Объяснение темы и цели заседания. Теперь представьте тему и цели рабочего заседания. Это важно для создания нужного настроя у присутствующих, чьи мысли часто еще находятся где-то в другом месте. Ясные цели, основа и контекст которых понятны и четки, обеспечивают более последовательную работу и устраняют недопонимание.

Комментарии к временному и рабочему планам помогают участникам понять общую картину происходящего, представить, как подступиться к делу, какое место и значение каждый рабочий шаг занимает в общей структуре, и уяснить запланированную последовательность событий. Также важно уметь ответить на вопросы о смысле и цели каждого отдельного рабочего шага.

Модератор может также кратко рассказать о выбранном методе модерации. В рамках вступления достаточно сделать краткий обзор. Участники, к примеру, узнают, когда и почему предусматривается работа в небольших группах. Подробные пояснения должны следовать в начале каждого рабочего шага.

Объяснение задач модератора. Решающую роль играет объяснение роли модератора. Каждому участнику должны быть понятны задачи модератора и сфера его компетенции. Это поможет избежать разных недопониманий вроде: «А-а, теперь руководитель отдела обзавелся цербером!» и попыток манипуляции такого рода, как: «Какой милый и открытый человек, он, конечно, поймет наши проблемы с руководителем отдела и поможет нам побороть его манию величия!»

Установка правил игры. Модератор может предложить некоторые правила игры для совместной работы. Чаще всего хватает одного-двух понятных правил. Дополнительные правила вводить можно только в случае необходимости, чтобы не возникало ощущения чрезмерной опеки, управления или регламентирования. Опыт показывает, что обычно хватает первого из представленных ниже правил и призывов к здравому смыслу. Вот типичные правила игры для модерации.

· Общаемся друг с другом открыто, ясно и лаконично.

· Даем возможность высказаться до конца.

· Внимательно выслушиваем друг друга.

· Не существует глупых вопросов, вклад каждого имеет значение.

Эти правила игры дают возможность выявить сложные взаимоотношения во время заседания и точно и элегантно устранить трения.

Выясните обязанности присутствующего руководящего состава. В конце вступления нужно непременно выяснить роль присутствующего руководящего состава. Первый вопрос — о желании достигнуть решения: руководство будет само принимать решение или переложит принятие решения на команду или конкретного человека? Следующий вопрос: обладает ли руководящий состав достаточной компетенцией, чтобы принять нужные решения прямо здесь и сегодня, или ему требуется совещание с высшим руководством?

Эти вопросы требуют однозначного ответа. Особенно важно следить, чтобы у группы не возникало определенных сомнений относительно проведения совещания и мыслей о возможных попытках манипуляции.

В рабочей фазе по всем правилам решается непосредственная проблема. Содержание рабочей фазы сводится к тому, чтобы переработать темы согласно регламенту и зафиксировать результаты в плане действия.

После этого начинается сама разработка темы. Для каждой части задания, каждого рабочего шага вы должны сформулировать четкие рамки для выполнения работы с указанием времени выполнения и способов, разработанных совместно с участниками. Должно быть ясно, какого вида результатов и за какой промежуток времени нужно добиться. Целью данного плана является обеспечение сосредоточенной рабочей атмосферы. В конце концов вы сможете, опираясь на график работы, принять решительные меры, если дискуссия будет отклоняться от темы или участники станут уделять слишком много внимания мелочам.

Результатом рабочей фазы является план действий с четким распределением обязанностей: кто, что, с кем, до какого времени, зачем и с какой целью делает. План действий имеет центральное значение, так как велика опасность принять за результат ни к чему не обязывающие или двусмысленные заявления, которые по своей возможности воплотиться в жизнь соответствуют благим пожеланиям в новогоднюю ночь.