Документальное оформление движения запасов

Первичные документы состав­ляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании. Материалы приходуются и хранятся на складе на основании соответствующих документов. Со склада организации товары отпускаются на сторону в порядке реализации.

По учету движения товарно-материальных запасов применяются следующие типовые документы:

- доверенность;

- журнал учета выданных доверенностей;

- счет-фактура;

- приходный ордер;

- акт о приемке запасов;

- акт на списание товарно-материальных ценностей;

- карточка учета запасов;

- накладная на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону.

Поставщики, отгружая запасы покупателю, требуют от него доверенность. В этой связи получение запасо­в и товаров от поставщиков оформляется доверенностью. Доверенностью признается письменное уполномочие отдельного лица (доверителя) для пред­ставительства от его имени, выдаваемое другому лицу (поверенному) (ст. 167 Гражданского кодекса РК).

Доверенность применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Доверенности, заверенные печатью, могут быть разовыми или постоянными.

Основными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия; наименование и почтовый адрес потребителя; наименование и почто­вый адрес плательщика (если потребитель и плательщик являются одним и тем лицом, то по строке "наименование плательщика" пишется "он же"); теку­щий банковский счет, наименование банка плательщика; номер доверенности; дата выдачи; фамилия, имя и отчество поверенного; данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность поверенного; номер и дата накладной (другого заменяющего документа). Доверенность подписывается руководите­лем и главным бухгалтером (или лицом, осуществляющим ведение бухгалтер­ского учета) и заверяется печатью. Выдача доверенности с незаполненными ре­квизитами и без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не про­изводится.

При выдаче доверенности следует иметь в виду, что перечень товаров, подлежащих получению, записывается на оборотной стороне доверенности тогда, ­когда в документе на отпуск (контракте и т.д.) не приведены наименования и количество запасов, подлежащих получению. Если ассортимент подлежащих получению материалов велик или же однороден по наименованиям, но с боль­шим разнообразием цен, запись может производиться в одну строчку с указа­нием общего количества и суммы.

В случае, когда материалы подлежат получению с одного склада, но по нескольким накладным (другим заменяющим документам), доверитель может выдать поверенному одну доверенность. При этом в ней указываются номера и выдачи всех накладных (других заменяющих документов). Если материа­лы подлежат получению одним поверенным на нескольких складах, то выдаются отдельные доверенности для предъявления их на каждом складе.

Поверенное лицо на следующий день после каждого получения материалов, ­независимо от того, получены они по доверенности полностью или частя­ми, предоставляет в бухгалтерию доверителя или лицу, осуществляющему ве­дение бухгалтерского учета, документы о выполнении поручений и о сдаче ма­териалов на склад или соответствующему материально ответственному лицу. Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются.

Срок действия доверенности устанавливается в течение 10 дней. Пове­ренный лично совершает действия, на которые он уполномочен доверителем. Он может передоверять их совершение другому лицу в случае, если уполномо­чен на это доверителем, либо вынужден передоверить совершение действий, на которое уполномочен, другому лицу в силу сложившихся обстоятельств для охраны интересов доверителя.

Выписанная доверенность регистрируется в журнале учета доверенно­стей и ей присваивается регистрационный номер. [5, стр 199]

Счет-фактуру выписывает поставщик, отражая в ней перечень отгружаемых запасов. Счет-фактура как товарный документ сопрово­ждает запасы на всем пути их следования от поставщика до покупателя. Счет - факту­ру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк (оплата за поставку).

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, учетным документом может служить товарно-транспортная накладная и платёжное поручение. Акт о приемке товарно-материальных запасов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхо­ждение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета дви­жения материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Приходный ордер применяется для учета товаров, поступающих от поставщиков. При выписке заполняются графы: номер склада, наименование поставщика, наименование материала, номенклатурный номер, единица измере­ния, количество (по документу и принято). Приходный ордер подписывается кладовщиком.

Документы (счета-фактуры, другие расчетные документы на НДС) поста­вщиков со всеми приложениями к ним (спецификациями, сертификатами, квитанциями транспортных накладных) поступают в бухгалтерию. Здесь про­веряют правильность их заполнения, достоверность выведенных итоговых сумм, расчет НДС и т.д. Затем эти документы записывают в журнал регистрации счетов поставщиков. Регистрационный номер журнала присваивают до­кументу как порядковый номер. В бухгалтерии открывают акцепт этих документов, если из отдела снабжения не поступил отказ от акцепта. Документы пе­редает бухгалтерия под роспись менеджеру отдела снабжения для управления ходом поступления товаров и своевременности их оприходования. В отделе снабжения эти документы проверяют по срокам отгрузки, выполнению условий договора поставки, цене, объему, ассортименту, качеству поставляемой продукции. Документы регистрируют в журнале учета поступающих грузов в хро­нологическом порядке. После соответствующих записей в журнале делается отметка: подлежит полностью оплате или частично, или совсем не оплачивать. Последнее возможно, если товар ошибочно адресован организации. Затем до­кументы передаются отделом снабжения заведующему складом под роспись в журнале о получении документов для приемки оприходования полученных материалов. Полученные счета на поступившие грузы заведующий складом обя­зан хранить в отдельной папке. Поступившие запасы приходуются на складе на основании счетов поставщиков. В течение месяца о непоступившем грузе со­общается заведующему складом отдела снабжения. Менеджеры отдела снабже­ния в журнале учета поступающих грузов делают отметки, а на неприбывший груз делают запрос о розыске груза, о чем производится запись в учетном реги­стре или в машинограмме.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнение работ, оказани­е услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

В первичных документах на отпуск материалов указываются наименова­ния материалов, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: норм и наименование заказа, для изготовления которого отпускаются материалы.

На фактически израсходованные материалы составляется акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каж­дому наименованию, номер и наименование заказа, для изготовления которого они израсходованы, количество и сумма расхода сверх норм и их причины. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень разделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило ­должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снаб­жения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению ру­ководителя организации. Первичными учетными документами по отпуску ма­териалов со складов организации в подразделения организации являются ли­митно - заборная карта, требование-накладная, накладная.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а так же для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборные кар­ты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженче­ские или планирующие функции, в 2 экземплярах сроком на один месяц. В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу орга­низации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных доку­ментах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производит­ся при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указывается причины сверхлимитного отпуска материалов. К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака и покрытием перерасхода материалов. При получении материалов для производства изделий взамен забра­нной и для исправления брака к лимитно- заборной карте или требованию­- накладной прилагаются акты о браке с указанием шифра изделия, детали или размера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция. При замене материалов, предусмотренных установленными для изделия (продукции) технол­огией, другим материалом, оформляется требование на замену.

Первичные документы по приходу и расходу товарно-материальных за­пасов поступают в бухгалтерию, где они прежде всего подвергаются контролю по существу операций и правильности их оформления.

Готовую продукцию из производства приходуют по приемосдаточным накладным.

Приемосдаточная накладная выписывается в двух экземплярах. После сдачи готовой продукции на склад один экземпляр накладной остается на скла­де, второй - в цехе. В накладной, наряду с показателями выпуска продукции, приведены данные оперативного учета реализации продукции. Эту форму при­меняют для учета деталей кооперированных поставок отдельным заказчикам, изготовляемых в большой номенклатуре.

Для оперативного наблюдения за ходом выполнения производственных заданий и обсчета стоимости выпущенной готовой продукции применяют "Сводку выпуска продукции". По сводке может осуществляться оприходование продукции за месяц. В этом случае к ней прилагаются соответствующие накладные.