Документальное оформление поступления материалов

Поступление материалов на предприятие чаще всего проис­ходит в результате их приобретения за плату у поставщиков, изготовления собственными силами, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия, поступления от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке налич­ного расчета. Материалы могут также поступать в результате безвозмездного получения, оприходования при ликвидации (выбытии) основных средств и прочего имущества, пришедшего в негодность.

Поступление сырья и материалов на склад подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Такими документами являются:

- товарно-транспортная накладная (ТТН-1). Этот документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей, перемещение которых производится с помощью автомобильного транспорта. ТТН-1 подтверждает отпуск товарно-материальных ценностей у грузоотправителя, служит основанием для оприходования материалов у получателя и является документом, по которому производятся учет работы по перевозке товарно-материальных ценностей и расчет за нее;

- то варная накладная (ТН-2). Документ также является бланком строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильного транспорта (почтой иди нарочным). Она служит основанием для списания то­варно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их в учете получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

Бланки ТТН-1 и ТН-2 являются типовыми формами и заполняются в строгом соответствии с инструкциями по их заполнению. Кроме того, для отдельных отраслей экономики разработаны и утверждены специализированные формы то­варно-транспортных и товарных накладных (например, для алкогольной и табачной промышленности, медицины и т.д.).

Товарные и товарно-транспортные накладные применяются, если товар получен или поступил с территории Республики Беларусь. В случаях, когда товарно-материальные ценности поступают из-за пределов Республики Беларусь, их оприхо­дование производится на основании документов, выписанных грузоотправителем.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляется складом путем составления при­ходного ордера (типовая форма М-4) при отсутствии расхож­дения между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается состав­ление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материалов в течение данного дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В случае неотфактурованных поставок (т.е. при поступлении сырья и материалов без сопроводительных документов поставщика), а также в ситуациях, когда имеется количественное и качественное расхождение поступившего товара с данными сопроводительных документов, составляется акт о приемке ма­териалов (форма № М-7). В обоих случаях ТМЦ принимаются на ответственное хранение, хранятся на складе обособленно и не подлежат расходованию до выяснения результатов приемки Акт составляется с обязательным участием материально ответ­ственного лица и представителя поставщика или незаинтере­сованной организации и служит основанием для направления письменных претензий поставщику.

Если материалы поступают на склад от собственных под­разделений (ценности, полученные при ликвидации основных средств, от брака в производстве и т.д.), то их передача оформ­ляется как внутреннее перемещение. Оприходование на склад в этом случае осуществляется на основании накладной на внут­реннее перемещение материалов (форма № М-13).

Обращаем внимание на то, что если получение материалов предполагает выезд сотрудника к поставщику, то этому сотруд­нику как представителю предприятия-покупателя (экспедито­ру, другому материально ответственному лицу) выписывается доверенность на получение товарно-материальных ценностей. В доверенности указываются наименование материалов, их ко­личество, фамилия, имя, отчество доверенного лица, его паспорт­ные данные, дата выписки и срок действия доверенности.