История развития государственного делопроизводства

Нормативная база современного делопроизводства

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Делопроизводство выступает технологической стороной социального управления и обеспечивает решение задач, связанных с созданием документов и всеми последующими операциями с этими документами. Делопроизводство традиционно тесно связано с законодательством.

Необходимость развития отрасли делопроизводства возникла уже в 10 веке, когда большая часть людей пыталась фиксировать свои отношения посредством грамот. Есть документ, датированный 911 г., где упоминалась практика составления завещаний. Первые «специалисты» по документам – дьяки.

В период феодальной раздробленности (13-15 века) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправных актах: купчие грамоты на землю и иное имущество, закладные, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на свободу и др. Юридическую силу документам придавал сам факт их хранения в грамотах. Отношения между княжествами закрепляются договорами. Создаются письменные памятники права – судные грамоты. Управленческие решения фиксировались в указных грамотах. Для часто оформляемых документов создавались образцы – формулярники.

Впервые слово «дело» как собрание документов, относящихся к одному вопросу или делу, зафиксировано в документах в 1584 году.

Приказная система делопроизводства сформировалась в 16-17 вв., отличалась своей нестройностью, поскольку не существовало четкого разделения функций между приказами.

Количество бумаг увеличилось, появились подьячие, появилась бумага (раньше использовался пергамент). Сам текст начал писаться скорописью.

Первоначально термин делопроизводство появился в устной речи предположительно в ХХVII в и означал процесс решения (производства) дела. В 18 в. Петром-I была введена коллежская система и появляется коллежская система делопроизводства. Генеральный регламент 1720 г. установил правила деятельности государственных служащих, их должностные обязанности и определил специализированные подразделения, занимающиеся работой с документами – канцелярия. Вводится порядок рассмотрения дел с регистрацией документов. Выделена дата как самостоятельный реквизит, установлена процедура проставления печати в присутствии двух свидетелей.

Впервые появляются специальные хранилища для документов и должность архивариус.

В 1811 г. издается общее учреждение министерств и внедряется министерская система делопроизводства. Вводится единообразие в систему делопроизводства каждого министерства от момента создания документа до его архивного хранения. Появились в 19 в. бланки учреждений. Жестко уложилось положение написания адресата. Появляются технические средства – пишущие и копирующие машины.

В 1829 г. император заложил основу экспертизы отбора и хранения по срокам.

В 1911 г. военное ведомство разработало положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве.

В советском периоде развития делопроизводства принято выделять 3 периода:

1) С 1917 г. до начала войны:

Принимается большое количество законодательных актов. Среди них 1917 г. – Декрет Совнаркома о порядке утверждения специальных законов. 1918 г. – вышло постановление о форме бланков государственных учреждений. 1919 г. – создана центральная архивная служба. В 1920 г. – создан центральный институт труда и институт техники управления. В 1925 г. создан Оргстрой – для разработки и оснащения канцелярий учреждений. 1931 г. – разработаны общие правила документации и документооборота. 1932 г.- ИТУ ликвидирован, создан Кабинет стандартизации.

2) Проводился в ведомствах после войны:

На первом межотраслевом совещании по оргтехнике обсуждалась программа по организации делопроизводства. Июнь 1960 г. – состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников (ИТР) и административно-управленческого персонала (АУП). Именно здесь была поставлена задача по разработке единой системы делопроизводства для СССР. В 1966 г. открывается ВНИИДАД. 1974 г. – ВНИИДАД принимает и издает ЕГСД. В 1988 г. была одобрена ГС ДОУ и в 1991 г. она начала внедряться.

3) Время перестройки:

Главная проблема – отсутствие основополагающего законодательного акта, регламентирующего структуру и порядок ведения делопроизводства в Российской Федерации. Нет единого органа, управляющего ДОУ в стране. На эту роль претендуют 4 службы:

1. Федеральная архивная служба РФ (Росархив);

2. ГОССТАНДАРТ;

3. ГОСКОМСТАТ;

4. Министерство труда и социального развития.

Важнейшим законом РФ, определяющим общий правовой режим работы с информацией, документами и массивами документов является Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации (от 20.02.1995 г. № 24 ФЗ).

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержат Конституция РФ, Гражданский и Трудовой кодекс РФ, законы РФ, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Большую группу нормативных документов составляют законы и постановления о порядке накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом. Это закон РФ «О государственной тайне» и Указ президента России, утверждающий перечень сведений конфиденциального характера.

В деятельности служб ДОУ необходимо также использовать:

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Федеральный закон от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. и доп. от 18 февраля 1999г.).

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993.

Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993г. № 191.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999г.).

Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.

Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

ГОСТ 17.914-72 Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования.

ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.

ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.