I Исходные понятия делопроизводства

1.1 Делопроизводство и его становление в России.

Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.

Наряду с термином «делопроизводство» в настоящее время широко используется равный по содержанию термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в.в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации.

1.2 Документ и его функции

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредствам информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ- это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов- реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.)

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредствам определенной совокупности документов, например, учет- в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль – путем сбора сведений в письменном виде, планирование- в виде различного рода планов и т.д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

1.3 Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ), и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, упоминался ГОСТ Р 6.30-97, входящий в состав унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

1.4 Классификация деловой документации.

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д. и т.п.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы по срокам хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о произведенной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему и увольнению персонала и др. документы.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п.

2. Общие нормы и правила оформления документов.

2.1Размеры бумаги.

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 – 60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842×1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 07 используются следующие форматы:

Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

2.2 Размеры полей деловых документов.

ГОСТ Р 6.30 – 03 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

15 – верхнее;

20 – нижнее.

Стандарт, кроме того, предусматривает левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц и многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 дм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

2.3 Нумерация страниц в документах

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны номеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).

Место указания номера страницы

3.Классификация и структура организационно – распорядительных документов ГОСТ Р 6.30 – 2003.

3.1 Организационно – распорядительные документы и их виды.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и организациях организационно – распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141 – 98 понятие организационно – распорядительного документа трактуется следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно – распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно – нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно – информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на четыре группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно – справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.)

ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30 – 03.

4. Состав реквизитов ОРД

ü Ключевые понятия

ü Основные положения

ü Контрольные вопросы

ü Задания для самостоятельной работы

· Реквизит документа

· Постоянные реквизиты

· Переменные реквизиты

· Оформление реквизитов

Основные положения

Реквизит – специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30 – 2003. Всего установлено 30 реквизитов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации – автора документа;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации – автора документа;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о завершении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Расположение основных реквизитов (формуляр – образец документа).

На практике достаточно часто на некоторых документах расчетные счета не указываются.

Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочных данных об организации и наименования вида документа.

Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет»

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

Реквизит 08 – Наименование организации.

Этот реквизит печатается в соответствии с регистрационными формами. Если существует краткое название организации, то оно печатается сразу после полного названия.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации.

Включает почтовый адрес организации, ИНН, КПП, расчетный счет в банке.

Реквизит 10 – «Наименование вида документа»

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов «Наименование организации» и «справочные данные об организации». Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным «Общероссийским классификатором управленческой документации».

Реквизит 11 – «Дата документа»

Дата - обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

Датой документа является:

- дата его подписания для приказов, справок, писем, докладных записок);

- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

- дата утверждения (положения, устава, инструкции);

- дата составления, события (для актов, протоколов).

Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 08.11.2003.

Дата оформляется ниже названия вида документа.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003года.

Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит 12 – «Регистрационный номер документа»

Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата документа».

В состав индекса входят:

· Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· Индекс по номенклатуре дел;

· Иные обозначения (по усмотрению организации).

Например: 218/08-17/А, где

218 -порядковый регистрационный номер;

08-17 -номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);

А - условное обозначение категории исполнителя.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ №28, протокол №7.

Реквизит 13- «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На №28/6-5 от 25.12.2003.

Это ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается под реквизитами «дата» и «регистрационный номер».

Реквизит 15- «Адресат».

Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

· Наименование учреждения в именительном падеже;

· Наименование структурного подразделения в именительном падеже;

· Должность и фамилия в дательном падеже;

· Почтовый адрес (в письмах).

Каждая составная часть реквизита «Адресат» должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

АОЗТ «Волжский текстиль»