Практическое задание – 2 часа

Основные вопросы:

1. Значение и основные принципы организации контроля за сроками исполнения документов в аппарате управления.

2. Задачи делопроизводственной службы по контролю исполнения документов. Стадии контрольной деятельности.

3. Сроки исполнения документов. Типовые и индивидуальные сроки.

4. Технология контрольных операций. Предупредительный и итоговый контроль.

5. Использование данных об исполнении документов в условиях традиционной автоматизированной технологии обработки документов.

Вопросы и задания:

1. Существующая технология контроля исполнения документов в конкретной организации закрепляется:

а) Уставом организации;

б) Положением о службе делопроизводства;

в) Должностными инструкциями работников службы делопроизводства;

г) Инструкции по делопроизводству;

д) Правилами внутреннего трудового распорядка.

Выберите вариант ответа и обоснуйте свой выбор.

2. На контроль ставятся:

а) все регистрируемые документы;

б) только поручения руководителя организации и руководителей структурных подразделений;

в) только те документы, о постановке которых на контроль получены указания руководителя;

г) документы, которые требуют выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа;

д) только те документы, в которых, по мнению службы делопроизводства, содержится чрезвычайно важная информация.

Выберете вариант ответа и назовите документ, который определяет, какие документы должны ставиться на контроль.

3. Приказ руководителя организации содержит несколько поручений с разными сроками их исполнения. Служба ДОУ поставила приказ на контроль, определив срок исполнения всего документа по сроку одного из поручений (наиболее позднему). При снятии документа с контроля выяснилось, что часть поручений не были выполнены в установленный срок. Руководитель организации возложил ответственность за это в том числе и на службу ДОУ.

Прав ли в этом случае руководитель организации? Должна была служба ДОУ осуществить какие-либо действия, чтобы таких нарушений не было?

4. В процессе исполнения документа Сергеев П.А. (ответственный исполнитель) несколько раз передавал его работникам других подразделений. Когда потребовалось выяснить, где находится документ и кто в это время с ним работает, секретарь Комова С.Т. не могла ответить на этот вопрос, т.к. не была поставлена в известность о порядке выполнения документа.

Какие нарушения в ходе ведения контроля за исполнением документа были допущены службой ДОУ?

5. Исполнитель Кравцов В.В. обратился в службу ДОУ с просьбой о переносе срока исполнения документа на более позднюю дату. Он мотивировал это желанием подготовить более качественный документ, для чего ему потребовалось собрать больше данных, чем ранее планировалось. Кроме того, Кравцов В.В. сослался на устную договоренность с партнером об изменении срока предоставления информации.

Инспектор по контролю службы ДОУ Тимофеева А.Г. согласилась внести изменения в регистрационно-контрольную форму и увеличила срок исполнения на 7 дней. Руководитель службы ДОУ, который был поставлен в известность, согласился с такими изменениями.

Как можно расценить действия инспектора по контролю Тимофеевой А.Г. и службы ДОУ в целом?

6. Документ поступил в организацию 20 марта, что было зафиксировано в отметке о поступлении. Через два дня (22 марта) в конце рабочего дня служба делопроизводства передала документ с резолюцией руководителя специалисту структурного подразделения Кирееву В.П. для исполнения. В резолюции был указан срок исполнения – 5 дней.

К 28 марта Киреев В.П. подготовил ответный документ, однако служба ДОУ посчитала, что исполнение документа просрочено. Специалист с этим не согласился, т.к. был уверен, что исполнил документ вовремя.

Чьи действия в данном случае можно оценить как правильные?

7. Инструкция по делопроизводству ООО «Гранит» содержит перечень типовых сроков исполнения ряда документов общества. В своей резолюции руководитель организации определил срок исполнения входящего служебного письма, который совпал с типовым сроком.

Когда ответное письмо было подготовлено, в секретариате его зарегистрировали. Одновременно секретариат снял с контроля инициативное письмо, основываясь на перечне типовых сроков, закрепленных инструкцией по делопроизводству ООО «Гранит».

Вправе ли была служба делопроизводства ООО «Гранит» в данном случае самостоятельно решить вопрос о снятии документа с контроля?

8. В связи с реорганизацией структуры ЗАО «Лотос» в канцелярии было сформировано отдельное подразделение по контролю. Во внутренних нормативных документах общества были закреплены следующие задач нового подразделения:

а) контроль за деятельностью исполнителей;

б) контроль за сроками исполнения документов;

в) контроль за качественным исполнением входящих документов;

г) контроль за правильным оформлением внутренних и исходящих документов;

Определите, что из перечисленного действительно входит в задачи службы делопроизводства и что служба не должна контролировать.

9. В секретариате ООО «Радуга» действует традиционная система контроля за исполнением документов. Для контроля используется ручная сроковая картотека с 33 ячейками, по которым в соответствии со сроками исполнения документов распределяются контрольно-регистрационные карточки.

Технология контроля над исполнением входящих документов общества состоит из следующих операций.

Зарегистрировав документ, секретарь ставит один экземпляр карточки в соответствующее отделение картотеки. Если срок исполнения меняется, карточка переставляется в другое отделение, соответствующее новому сроку.

Получив для регистрации ответный документ, секретарь снимает входящий документ с контроля, т.е. вынимает карточку из контрольной картотеки и уничтожает ее.

В конце каждой недели секретарь просматривает оставшиеся в ячейках с соответствующими датами карточки и докладывает руководителю о неисполненных документах. Руководитель в присутствии секретаря выясняет у специалистов причины задержки в подготовке отчетных документов. Если выясняется, что вопрос решен как-то иначе, например, в ходе телефонных разговоров, секретарь уничтожает контрольную карточку.

Этими действиями ограничиваются функции секретаря по ведению контроля за исполнением входящей документации.

Какие операции, предусмотренные современными требованиями, отсутствуют в системе контроля, принятой в ООО «Радуга»? Какие недостатки можно отметить в существующей технологии проведения контрольных операций?

10. Цель итогового контроля за исполнением документов в любой организации – повышение исполнительской дисциплины. Объясните значение понятия «исполнительская дисциплина». Определите, какие данные из представленного ниже перечня нужны для проведения анализа исполнительской дисциплины и как их можно использовать, чтобы выявить существующие недостатки и причины их появления:

а) общее количество документов, поставленных на контроль за определенный период времени;

б) данные о каждом поставленном на контроль документе (корреспондент, входящий номер, дата поступления, содержание);

в) исполнители;

г) подразделения;

д) срок исполнения каждого документа;

е) общее количество исполненных документов за определенный период времени;

ж) количество исполненных документов по каждому структурному подразделению за определенный период времени;

з) количество исполненных документов по каждому исполнителю за определенный период времени;

и) количество неисполненных в срок документов с указанием причин по организации в целом;

к) количество неисполненных в срок документов с указанием причин по каждому структурному подразделению;

л) количество неисполненных в срок документов с указанием причин по каждому исполнителю;

м) количество документов, полученных за данный период времени, срок исполнение которых не наступил;

н) количество документов, полученных за данный период времени, срок исполнения которых был продлен.

Дополнительная литература:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Росархива от 27.11.2000 №68//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденные постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

3. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденные приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

5. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.

6. Быкова Т.А. Контроль за сроками исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №3. с.25-32.

7. Вялова Л.М. Делопроизводства для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

8. Делопроизводство: Учебник/ под общей редакцией профессора Т.В Кузнецовой. – 2-е издание, перераб. и док. – М.: МИ, ФЭР, 2006. – 560с.

9. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС,2000.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.

11. Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами // секретарское дело. 2002. №2. с.7-8.

12. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

13. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. М.: Форум: Инфра – М, 2002.

14. Пшенко А.В. Типовые технологии обработки документов в офисе // Секретарское дело. 2004. №5. с.37-40.

15. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦ ФЭР, 2002.

16. Стенюков М.В. Прием и обработка поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002 №2. с.24-32.

17. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦ ФЭР, 2004.