double arrow

Технология работы с документами


Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

прием и обработка документов; рассмотрение документов руководителем (резолюция); регистрация документов; исполнение документов; контроль исполнения документов; хранение и использование документов; передача на архивное хранение.

Прием и первоначальная обработка поступающих в организацию документов осуществляется централизованно канцелярией. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется отметка о поступлении , фиксирующая факт и дату поступления документа в организацию. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

Документы подразделяются на:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, передаются на регистрацию.

На рассмотрение руководства передаются (после предварительного рассмотрения) только документы, полученные от правительственных и вышестоящих административных органов, а также документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства.




Зарегистрированные и поставленные на контроль документы вместе с регистрационно-контрольной карточкой передаются исполнителям. Если исполнение документа поручается нескольким структурным подразделениям или должностным лицам, то подлинник передается ответственному исполнителю (названному в резолюции первым).

Работа с исходящими (отправляемыми) документами имеет свои особенности. Учет исходящих документов обеспечивает сохранение информации и ее оперативное использование.

Основные этапы обработки исходящих документов: регистрация документов, отправка документов адресату, подшивка второго экземпляра в дело.

5.2. Регистрация документов

Регистрация документов в организациях (предприятиях, учреждениях) производится структурными подразделениями по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или (и) их исполнения. Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Она необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договоры и т. д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 5, протокол № 3. Регистрация необходима: для учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов, обеспечения возможности контроля исполнения документов, обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.







Сейчас читают про: