Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Все документы предприятия имеют различное значение и свою ценность и в связи с этим различную степень их использования и хранения: одни хранятся длительное время, другие – быстро теряют свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается АРХИВ предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “АРХИВИСТ” (“АРХИВАРИУС”) или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, знающего делопроизводство и архивное дело.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством

· информационно-справочная работа по архивным документам

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего под архив выделить специальное отдельное помещение (+ сигнализация + телефон).

В исключительных случаях в каком-то общем помещении под архив выделяют часть помещения, устанавливают стеллажи, шкафы, сейфы, НО это не может быть правилом.

В делопроизводстве установлен оптимальный срок использования документов – 3 года.

После этого определяется дополнительная судьба каждого документа:

сжечь, сдать в архив, оставить в делопроизводстве для использования.

Это делает постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК):

назначается руководителем, входит 3 человека (зам директора, ведущий специалист, секретарь-референт)

ЭК – совещательный орган. Она совместно с архивистом ежегодно проводит отбор документов и решает их судьбу.

Решение ЭК по рассмотренным документам и принятые ею решения утверждаются приказом руководителя.

Институтом документирования разработан методический указатель определения сроков хранения конкретных документов:

кн. “Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения, Москва 1989 год”.

В этом “перечне” есть особенность % все предприятия, организации разделены на две группы:

группа 1 – министерства, ведомства, комитеты, (типа ЗИЛ, КАМАЗ,)

Здесь создаются документы постоянного (пожизненного) хранения: они передаются в государственные архивы.

группа 2 – предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера.

Здесь не создаются документы постоянного хранения, а для созданных на этих предприятиях документов применяются указанные в “перечне” сроки хранения документов.

По документам, сроки хранения которых в “перечне” не предусмотрены, ЭК принимает самостоятельное решение о сроках их хранения.

ЭК обязана при рассмотрении документов рассматривать каждый документ полностью (а не по заголовку), чтобы исключить ошибки в работе.

Если в деле не окажется каких-то документов, организуется их поиск. Если не найдены оригиналы, можно заменить их заверенными копиями.

Сроки хранения приняты такие:

6 месяцев, 1 год, 3 года, 5лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и ДМН.

Зависит от вида документов.

ДМН – это “до минования надобности”, т.е. пока этот документ нужен в работе, (т.е. предприятие само устанавливает срок использования и хранения).

При определении сроков хранения учитываются только годы, а месяцы и день создания документов не учитываются.

Документы длительного хранения:

· документы по личному составу

· устав и учредительный договор

· протоколы заседаний Совета директоров (учредителей)

· протоколы общих собраний

· годовые планы и отчеты

· бухгалтерские документы, только: лицевые счета по зарплате, годовые отчеты, балансы.

Другие бухгалтерские документы не создаются.

НО: запрещается выделять к уничтожению те бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если истек срок их хранения.

Сроки документов по личному составу определяются по формуле:

75 л. – “В”, где “В” – это возраст работника.

Все документы ЭК разделяют на 2 гриппы:

1 группа – документы, предназначенные для архивного хранения

2 группа – документы, подлежащие уничтожению.

В группе 1 дела проходят дополнительную обработку:

· в каждом деле все документы следует разложить в хронологическом порядке, если это не было сделано при формировании дела

· пронумеровать все листы в каждом деле (правый верхний угол)

· в конце дела подшить “заверительный лист”, в котором указать количество листов в деле

· на документы по личному составу и “КТ” составить внутренние описи дел и подшивать их в начале дела

· переплести дело или прошить его в 4 прокола

· дополнительно на обложке дела указать на количество листов согласно “заверительному листу”, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях, без прошивки, без нумерации листов, без уточнения крайних дат документов. Не обязательно располагать документы в хронологическом порядке.

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

опись 1: - по основной деятельности дела

опись 1 личного состава – по личному составу дела.

Порядок составления описи:

опись составляется на документы одного года

· в опись 1 дела заносятся в такой последовательности:

a) устав

b) протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров

c) приказы по основной деятельности

d) перспективные, годовые планы

e) отчеты

f) контракты

· в опись 1 личного состава дела располагаются в такой последовательности:

a) книга учетов сотрудников

b) приказы по личному составу

c) личные дела или личные карточки

d) лицевые счета по зарплате

e) невостребованные трудовые книжки.

· в конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел.

· каждое дело в описи получает свой номер (архивный), его проставляют на обложке соответствующего дела.

рис.51 “Форма заверительного листа”

рис.52 “Форма описи дел долговременного хранения”.

рис.53 “Форма акта о выделении документов к уничтожению”.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт документы заносятся в любой последовательности: указываются заголовки дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу, например:

“Переписка за 1989-1991 гг. – 3 дела”.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителями.

Прием-передача дел в архив производится секретарем и архивистом.

Правила:

· на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии

· в конце каждого экземпляра описи указываются:

ü цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел

ü номера отсутствующих дел

ü дата приема передачи

ü подписи участников приема передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации и регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после завершения передачи документов в архив.

Уничтожение должно происходить не менее, чем двумя работниками предприятия (можно ЭК), способ: сжигание или резка на “лапшу” (применение специальной машины).

Документы долговременного и постоянного хранения от коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Архивные отделы административных округов организуют прием на хранение документов ликвидированных предприятий.

По решению регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия.