Подготовка и оформление служебных писем

3.4.1. Служебные письма в администрации городского округа город Воронеж готовятся:

как ответы о выполнении поручений губернатора Воронежской области, Правительства Воронежской области;

как ответы на запросы федеральных и региональных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц администрации городского округа, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков установленных законодательством.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированных в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются главой городского округа город Воронеж, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений.

3.4.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма главы городского округа город Воронеж, подписывается главой городского округа.

Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес региональных органов власти - главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

Исходящие документы (ответы, инициативные письма) до предоставления на подпись главе городского округа город Воронеж, адресованные губернатору Воронежской области, визируются помимо курирующих заместителей главы администрации, руководителем контрольно-аналитического управления. На визирование в контрольно-аналитическое управление документы направляются за три дня до окончания срока.

Служебные документы в адрес главы городского округа подписывают первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов.

При переписке первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации с главой городского округа допускается не использовать бланк должностного лица. Информация оформляется в виде докладной (служебной) записки на чистом листе бумаги и включает: вид документа, дату, регистрационный номер (реквизиты располагаются в левом верхнем углу документа). В правом верхнем углу располагается реквизит – адресат. Докладная записка подписывается первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации. В состав подписи входят наименование должности, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Докладные письма, оформленные на бланках структурных подразделений администрации городского округа, подписываются руководителями, заместителями руководителей соответствующих управлений.

3.4.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.

3.4.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: «Администрация городского округа город Воронеж считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

3.4.6. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле на правах подлинника. Визы проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляется фамилия, подпись и телефон исполнителя. До представления на подпись главе городского округа проекты писем, направляемые в федеральные и региональные органы государственной власти, визируются первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, сферу деятельности которых затрагивает проект письма.

3.4.7.На последней странице письма в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об ответственном исполнителе документа, которая включает фамилию руководителя и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию руководителя, и номер его служебного телефона.

На исходящем письме, оформленном на бланке главы городского округа город Воронеж, в отметке об исполнителе указывается фамилия заместителя главы администрации, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя которому давалось поручение главы городского округа город Воронеж, и телефон ответственного исполнителя.

На исходящем письме, оформленном на бланке администрации городского округа город Воронеж, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, которому давалась поручение.

Служебные письма администрации городского округа оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется адресату, второй остается в администрации городского округа. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

Второй экземпляр подлинника служебного письма, остающегося в администрации городского округа, приложения к нему и визы согласования, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Контроль за надлежащим оформлением исходящей корреспонденции осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений.