Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.5.1. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, а также руководителям международных организаций оформляются на бланках главы городского округа город Воронеж.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется частому лицу, то сначала указывается его имя (инициалы, имени), фамилия, затем почтовый адрес.

При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращение не допускается.

В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо

Рекомендуется указывать его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину М.Андресу,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу

(официальное название страны)

г. Москва

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.

Например: «Соединенные Штаты Америки или «США», «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ».

Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланках документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.

Подпись включает наименование должностного лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией.

Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника.

Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.

Регистрация и отправление служебных писем за рубеж осуществляет отдел делопроизводства и документооборота.

Исходя из срочности документа, определяется порядок отправления писем: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите «Адресат» последней строкой указывается номер факса с кодом страны и города.

Например: Министерство юстиции

Земли Нижняя

господину Паустиану

факс (8-10-49)511-120-5170