2015-07-04
674
4.5.1. Исходящими документами администрации городского округа являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации осуществляется отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества в электронной базе данных администрации городского округа.
Исходящие письма, подписанные первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации на бланке письма должностного лица, направляемые в адрес частных лиц, внутренние документы регистрируются в приемных руководителей.
Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений администрации городского округа, регистрируются в структурных подразделениях администрации городского округа.
4.5.3. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа.
При заполнении электронной карточки исходящего документа исполнителю необходимо указывать:
- в поле «Краткое содержание» - название, которое отражает содержание документа,
Например:
«О продлении срока действия разрешения на строительство объекта ул.Куколкина,18».
Исходящие документы на бумажных носителях представляются на отправку в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества с приложениями в двух экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.
Второй экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается на хранение в управлении по работе с гражданами и структурами гражданского общества, только в случае отправления исходящего документа от имени главы городского округа и его заместителей через отдел делопроизводства и документооборота. Во всех остальных случаях копии ответов со всеми приложениями хранятся у ответственных исполнителей.
Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
Регистрационный номер исходящего документа в системе электронного документооборота состоит из порядкового номера в пределах календарного года.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
4.5.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации осуществляется отделом делопроизводства и документооборота.
Документы на отправку передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества до 16-00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества после 16-00, отправляется на следующий рабочий день.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации городского округа город Воронеж, к отправке не принимаются.
4.5.5. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его копий.
4.5.6. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением постановлений и распоряжений администрации городского округа и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
4.5.7. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.
Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется руководителями структурных подразделений администрации городского округа.
Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы для отправки почтовой связью передаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества до 13-00.
В зависимости от содержания и срочности документа, определяемой исполнителем или руководителем структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, документы отправляются простой или заказной почтой. Заказная корреспонденция передается на отправку в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества по списку Ф-103. Список готовится и подписывается исполнителем. По списку допускается отправка не более 35 почтовых отправлений одного вида. Междугородние письма и заказные бандероли отправляются по отдельному списку. Учет отправки простой корреспонденции ведется в журнале отправки.
4.5.8. Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации городского округа, предназначенные для отправки почтовой связью, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения администрации городского округа.
4.5.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
4.5.10. Документы с пометкой «Для служебного пользования» готовятся в управлении обеспечения деятельности главы городского округа при участии руководителей структурных подразделений. Пересылка сторонним организациям указанных документов осуществляется фельдъегерской и специальной связью.
