Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в приемные руководителей администрации городского округа, осуществляется консультантами приемных и специалистами структурных подразделений и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, консультанты приемных и специалисты структурных подразделений подготавливают проекты резолюций.

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (руководитель рассматривает документ и подписывает резолюцию);

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении на бланке резолюции).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения. Подлинный экземпляр документа с резолюцией передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком, соисполнителям документ направляется только в электронном виде.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов, руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.4. Руководители структурных подразделений администрации городского округа организуют работу с поступившими на исполнение документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.3.5. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность предоставления своих предложений. В случае несвоевременного предоставления предложений соисполнителей головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

Исполненные документы со штампом «Подлежит возврату» возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.

Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению у ответственных исполнителей.