2015-07-04
1202
4.2.1. Доставка документов в администрацию городского округа осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
Сотрудники отдела делопроизводства и документооборота принимают корреспонденцию от юридических лиц, адресованных главе городского округа город Воронеж, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, проставляя от руки на втором экземпляре документа отметку о поступлении документа. Отметка о поступлении содержит дату поступления (при необходимости время), роспись, (расшифровка росписи по требованию).
Без отметки на втором экземпляре сотрудники отдела делопроизводства и документооборота принимают документы от юридических лиц в адрес руководителей структурных подразделения для передачи.
При приеме корреспонденции проверяется комплектность и наличие приложения, наличие сопроводительного письма обязательно. При несоответствии перечня документов указанных в приложении или их отсутствии документ на регистрацию не принимаются.
4.2.2. Прием, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация входящей корреспонденции производится отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, специальной почты – специалистом по защите государственной тайны и информации управления обеспечения деятельности главы городского округа.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение документов и их распределение осуществляется исходя из оценки их содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации.
Основным принципом регистрации документов является однократность.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.
Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.
Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются в отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.
При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту (приложение № 16).
Конверты поступивших документов не уничтожаются, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
4.2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества (приложение № 17).
Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения администрации городского округа осуществляется в тот же день, поступившие после 16-00 передаются на следующий день.
Регистрация входящих документов и передача в приемные главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, осуществляется в тот же день, если документы поступили в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества до 16.00. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются немедленно.
4.2.5. Входящие документы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации регистрируются отделом делопроизводства и документооборота в СЭД (инструкция для пользователей в электронном виде в СЭД).
При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная карточка. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении № 18.
Структурные подразделения получают документы в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества через ответственных за делопроизводство лиц под роспись в карточке. Ошибочно переданные в структурные подразделения документы немедленно возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.
Зарегистрированные документы в отделе делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируются.
В случае поступления документов главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации напрямую, минуя отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, должны быть переданы в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества на регистрацию.
Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в администрацию городского округа в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества.
Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные руководителям структурных подразделений администрации городского округа, внутренние документы за подписью руководителей администрации городского округа на бланке должностного лица, за подписью руководителей структурных подразделений администрации городского округа регистрируются в подразделениях.
