double arrow

Служебные письма

8.8.5.1. Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке Общества (образец оформления служебного письма в приложении №14) В письме обязательно указывают:

- адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);

- заголовок;

- должность, фамилию и инициалы подписывающего;

- фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;

- отметку о приложении (при его наличии).

8.8.5.2. Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки Секретарем возвращается составителю.

8.8.5.3. Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист, с проставлением на последующих листах нумерации.

8.8.5.4. Составитель письма и руководитель структурного подразделения визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.

8.8.5.5. Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.

8.8.5.6. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать Генеральный директор, Заместители генерального директора, Главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).

8.8.5.7. Служебные письма Секретарь регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.

8.8.5.8. При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, документ возвращается составителю на доработку.

8.8.5.9. Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: