8.8.5.1. Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке Общества (образец оформления служебного письма в приложении №14) В письме обязательно указывают:
- адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);
- заголовок;
- должность, фамилию и инициалы подписывающего;
- фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;
- отметку о приложении (при его наличии).
8.8.5.2. Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки Секретарем возвращается составителю.
8.8.5.3. Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист, с проставлением на последующих листах нумерации.
8.8.5.4. Составитель письма и руководитель структурного подразделения визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.
8.8.5.5. Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.
8.8.5.6. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать Генеральный директор, Заместители генерального директора, Главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).
8.8.5.7. Служебные письма Секретарь регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.
8.8.5.8. При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, документ возвращается составителю на доработку.
8.8.5.9. Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.