Служебные, докладные, объяснительные записки

8.8.4.1. Служебные (образец оформления служебной записки в приложении №11), докладные (образец оформления докладной записки в приложении №12), объяснительные записки (образец оформления объяснительной записки в приложении №13) оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

8.8.4.2. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок обязательно указываются:

- наименование организации (при отправлении вышестоящему органу);

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида док-та (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

8.8.4.3. Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

8.8.4.4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

- во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения,

- в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

8.8.4.5. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Генеральному директору.

8.8.4.6. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

8.8.4.7. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

- первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

8.8.4.8. Служебная записка – это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

8.8.4.9. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая – констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

8.8.4.10. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

8.8.4.11. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в структурном подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.