Стиль и язык служебных документов

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется документ. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволят правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить нормативные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшим являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту[5], напр.;

— архив – обрабатывать, сдавать в;

— вакансия – замещать, иметь;

— совещание – вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) рекомендуется употреблять глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать).

В документах с повелительным характером применять словесные формулы:

приказываю – в приказах;

предлагаю – в указании;

решил – в решении.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется без двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и яркостью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогает смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Напр.:

Повысить дисциплину помог

переход на хозяйственный расчет.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии, например, адресовать в адрес, следует отменить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т. п.

Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется от третьего лица, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет и т. п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица.

Тем, кто составляет документы, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе с текстом. Корректурные знаки – это система условных обозначений, применяемых при правке рукописей.

Стандартные корректурные знаки

Корректурный знак	Назначение	Применение в тексте

Z	Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац	В учреждение существует три организации делопроизводства: Z централизованная, децентрализованная, смешанная
	Печатать текст без абзаца (в подбор)	Загнутыми концами линии соединяют конец предыдущей и начало последующей строк. Это означается текст в подбор
_ _ _ _ _ _ _	Написать слово в разрядку	Этим знаком подчеркивают слова, в которых надо сделать разрядку
	Убрать разрядку внутри слов	Этим знаком подчеркивают слова, в которых следует уничтожить разрядку
	Переставить слова	Над словами ставят цифры, показывающие, в каком порядке следует переставить слова
	Переставить слова или группу слов из одной строки в другую	Подлежащий перестановке текст обводят кружком, от которого проводится к месту перестановки стрелка
	Подвинуть текст	Линейка, в которую упирается стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст
	Сделать пробелы между словами	Этим знаком разделяют слова, ошибочно напечатанные слитно
	Уничтожить лишнюю букву в слове	Этим знаком вычеркивают лишние буквы в середине слов
	Исключить ошибочно написанное слово	Ошибочно напечатанные слова зачеркивают горизонтальной чертой с поперечными черточками
…………	Восстановить ошибочно зачеркнутое слово	При отмене исправления под зачеркнутым (словом) ставят точки
	Убрать лишний текст, знаком перечеркивают неправильно напечатанный текст	Лишний текст, напечатанный на двух или более строках, перечеркивают или обводят замкнутой линией
	Вставить букву в слово, заменить букву	Этим знаком зачеркивают неправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо
	Вставить слово или несколько слов	Знак ставят в том месте пропуска и над ним надписывают недостающее слово
	Заменить срочную букву прописной и прописную строчной	В первом случае букву подчеркивают двумя точками снизу, во втором случае две черточки ставят над буквой
	Заменить несколько рядом стоящих букв или слов	Знаком перечеркивают неправильно написанные слова и сверху пишут правильные

Нередко в организационно-распорядительных документах для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы. Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам (табл. 1).