Современное деловое письмо

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения текущих задач в управлении.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик.

К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Эксперты единодушны в том,что деловое письмо должно занимать не более страницы. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Строгий деловой стиль в сочетании с тщательно отобранной лексикой и простотой изложения обеспечат убедительность письма. Письмо, написанное двусмысленно, вызывает дополнительную переписку. Писать надо точно, просто. Предпочтение надо отдавать простым распространенным предложениям. При этом надо стремится к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Избегать слов «да», «нет», междометий, шире использовать причастные и деепричастные обороты. Например, вместо фразы «Возложить ведение преподавательской работы на курсах повышения квалификации на преподавателей, которых разрешено приглашать из других организаций, следует употребить фразу с причастным оборотом: «Возложить ведение преподавательской работы на курсах повышения квалификации на преподавателей, приглашаемых из других организаций».

Восклицательные и вопросительные предложения используются крайне редко. Чужие слова, мысли, цитаты следует обязательно заключать в кавычки, указывая источник их происхождения.

Для удобства чтения текст нужно разбить на части, называемыми абзацами. Желательно, чтобы каждая мысль выражалась в отдельном абзаце.

Любое письмо должно быть безукоризненным и с юридической точки зрения. Даже небольшое отступление от правил сможет сделать его дефектным.

Все данные и факты должны быть проверены. Если у пишущего в какой-либо части возникают сомнения, а проверка данных затруднительна или невозможна, следует сделать оговорку. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты. При этом нужно проверить, не отменен ли он.

Текст письма, состоящий из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся, а так же выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться сотрудникам, для активизации восприятия информации письма можно начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части без пояснений, например, «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

В письмах используются следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «академия считает возможным»)[7].

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией; по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.

Уважения к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения», «Тщательно изучив Ваши замечания…».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т. п.

Причины принятия решений также формируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т. д.

Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения – автора, оно уже имеется в самом бланке.

В письмах часто используются словосочетания: «в связи с необходимостью», «в порядке оказания помощи», «просим возместить ущерб», «на основании договора…»