Оформление дел

Оформление дела, определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению, проводится работниками структурных подразделений, ответственными за формирование и хранение дел сотрудниками предприятия.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощенному оформлению. Первоначально проверяется правильность формирования (не попали ли документы постоянного хранения, они остаются на скоросшивателях), нумеруются, систематизируются по номенклатуре и сдаются в архив.

Основное внимание уделяется делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел включает в себя

— подшивку и переплет дела;

— нумерацию листов;

— составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

— оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют скрепки, булавки. В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись — бланки форм внутренней описи.

Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом (употребление нумерации чернилами и цветными карандашами запрещено) в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы внутренней опи-

си нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущего листа с прибавлением букв а, б, в и т. д. В конце дела для учета количества листов составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, листов внутренней описи и литерные листы (125а, 201а).

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Оформление обложки дела определяется после подшивки и нумерации согласно ГОСТ 17914-72 [9]. На обложке должны быть реквизиты:

— наименование учреждения и его подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— делопроизводственный индекс дела;

— заголовок дела;

— срок хранения дела.

При подготовке дел к хранению дополнительно указываются:

— дата дела;

— количество листов в деле;

— архивный шифр дела.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

Вопросы для самопроверки