Составление приказов по личному составу

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

— прием на работу;

— перемещение по работе;

— увольнение с работы;

— установление должностных окладов;

— отпуска;

—- командировки;

— изменение фамилии;

— поощрения;

— взыскания и т. д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Особенности приказа по личному составу.

Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам. Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

— прием на работу;

— перевод или перемещение по работе;

— установление разрядов;

— установление категорий рабочим и служащим;

— возложение временного исполнения обязанностей;

— предоставление отпусков;

— установление неполного рабочего дня;

— изменение фамилии;

— увольнение с работы;

— прекращение работы в связи со смертью.

Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т. д.). В пункте приказа следует указывать: при приеме на работу — на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой, с какого числа, вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т. д.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

— вид и причину перевода;

— устанавливаемый оклад;

— длительность, в случае временного перевода;

— в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

— при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания — на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

— приказы оформляют на бланках формата А4;

— нумеруют приказы в течение календарного года;

— приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам.

Начальник ОК или работник, ответственный за ведение кадровой документации, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник ставит свою визу «С приказом ознакомлен», подпись и дату ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда в приказах есть пункты, где указаны сроки вступления его в силу.

Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение сотрудника на должность произведено 4 октября.

Срок хранения приказов 75 лет (прил. 23).

Вопросы для самопроверки

1. Какие сведения фиксируются в приказах по личному составу?

2. В чем заключаются особенности при составлении приказов по личному составу?

3. Сколько времени хранятся приказы по личному составу?

4. Когда вступает в силу приказ по личному составу?

7.3. Ведение трудовых книжек. Выдача трудовой книжки при увольнении. Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 лет, в том числе на сезонных и временных, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат социальному страхованию.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению трудовая книжка не оформляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, учебы, а уволенным из рядов Российской Армии — военный билет.

Заполнение трудовой книжки производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка ведется согласно Инструкции по ведению трудовых книжек на предприятиях. На титульный лист трудовой книжки вносятся сведения: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование (на основании документов — аттестата, диплома и других документов). Запись

о незаконченном среднем и незаконченном высшем образовании — на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки с учебного заведения и т. п. Запись о профессии или специальности производится на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После ознакомления сотрудника с записями на титульном листе под роспись, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, ставит свои подпись и печать (кадровой службы или предприятия).

Трудовые книжки ведутся по месту основной работы. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то ее дополняют вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп или запись от руки «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.

Изменения записей титульного листа производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства о перемене фамилии, имени, отчества, образовании и т. д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего вписывают новую. Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров. Напр.:

Фамилия изменена на основании свидетельства о браке № 00, дата.

Подпись должностного лица, печать, дата.

Образование изменено на основании диплома № 00, выданного 00.00.00.

Подпись должностного лица, печать, дата.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается. Чтобы внести изменения после неверной записи в графе 3 пишут:

Запись за № — недействительна. Принят по профессии маляр.

В графе 4 повторяют дату и № приказа, запись из которого сделана неправильно.

В таком же порядке исправляют недействительную запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод незаконны. Напр.:

Запись за № — недействительна, восстановлен на прежней работе.

В трудовую книжку записи о взысканиях на работе (замечания, выговор, строгий выговор) не вносятся.

Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат или вкладыш заполняются по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник до поступления на данное предприятие уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» (графа 3) делается запись об общем трудовом стаже работы до поступления на данном предприятии, подтвержденном соответствующими документами. Общий трудовой стаж записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также функциональная служба (отдел, цех) и должность, на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном документе имеются такие сведения.

В том случае, если документы не имеют указанных выше сведений о

работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в представленных документах. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу.

Если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность (обгорели, испачканы), то администрация по последнему месту работы выдает дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки указывается причина «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий предъявляет дубликат трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной записью об увольнении. При задержке выдачи заверяется в установленном порядке. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может приобрести бланк трудовой книжки или вкладыш к ней. По учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ней существует приходно-расходная книга, которая должна быть пронумерована и скреплена подписью директора и печатью предприятия.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.

Вопросы для самопроверки

1. Как оформить изменение записей в трудовой книжке?

2. Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки?

3. Если трудовая книжка пришла в негодность, а администрация оформила ее дубликат, где хранится дефектный бланк?

4. Когда выдается работнику трудовая книжка при увольнении?

5. Можно ли уволенному работнику (при перемене места жительства) выслать почтой его трудовую книжку?

6. В случае смерти работника как оформляется запись в графе «Сведение о работе»?

7. Где хранятся чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним?

8. Сколько лет хранятся невостребованные бланки трудовых книжек уволенных сотрудников?