Состав личного дела сотрудника

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п.

Наиболее рациональным представляется следующий состав дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых и порядок расположения документов при заведении личного дела:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

— личный листок по учету кадров (анкета);

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копии документов об изменении автобиографических данных (свидетельство о браке, о расторжении брака, свидетельство о смерти одного из супругов, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества);

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристики или рекомендательные письма;

— заявление о приеме на работу;

— трудовой договор (контракт);

— копия приказа о приеме на работу.

Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающих прием на работу определенных категорий специалистов. Напр.:

— список научных трудов и изобретений, выписка из заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в

конкурсном замещении вакантных должностей);

— выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

— подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке и т. д.);

— характеризующие деловые и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и др.

В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменений фамилии и др. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров», в связи с чем нет необходимости включать названные документы в личное дело.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии (прил. 19).

Автобиография — это документ, который автор составляет самостоятельно в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в ней обязательно. Пишут автобиографию прописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения — повествовательная от первого лица. Все сведения даются в хронологическом поряд-

ке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одного места работы на другое, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес, телефон, дата составления, подпись и ее расшифровка (прил. 20).

Резюме — документ, оформляемый при приеме на работу в коммерческие предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т. д. (прил. 21).

Характеристика (рекомендательное письмо) — это официальный документ, который выдает администрация своему работнику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзывы о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и иметь реквизиты: название вида документа, указание должности лица, которому выдается характеристика, наименование организации, выдающей характеристику, фамилия, имя, отчество сотрудника, текст, подписи и их расшифровка, печать, дата. Изложение идет от третьего лица. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части:

— анкетные данные (фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень или звание, год рождения, образование);

— данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии, продвижение по службе, уровне профессионального мастерства);

—оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника, его отношение к работе, повышение профессионального уровня, поведение в быту);

— вывод, где указывается назначение характеристики (прил. 22).

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы входят в состав личного дела принимаемого на работу сотрудника?

2. Включаются ли выписки из приказов о перемещении сотрудника внутри организации в его личное дело?

3. Какие вопросы освещаются в автобиографии?

4. В чем заключается особенность составления резюме?

5. Из каких составных частей состоит характеристика (рекомендательное письмо)?