Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, предприятий, содержат информацию, ценность которой различна.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение. Поэтому экспертиза ценности документов проводится с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

— составление номенклатуры дел (предопределение сроков хранения);

— через два года, когда документы вышли из оперативной работы, подготавливают дела к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

— уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за организацию делопроизводства, заведующий архивом. В своей работе ЭК руководствуется Положением об архивном фонде РФ, соответствующим нормативным актам по ДОУ, приказами директора предприятия, инструкциями и указаниями.

Функции экспертной комиссии:

1. Проведение совместно с архивом ежегодного отбора документов предприятия для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществление контроля за организацией работы с документами в аппарате предприятия.

2. Вынесение предложения об одобрении и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

3. Вынесение на рассмотрение руководства предложения об изменении сроков хранения дел.

4. Подготовка и рассмотрение номенклатуры дел.

В небольших организациях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации «Организация обязана систематически описывать документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет... [8]

Вопросы для самопроверки

1. С какой целью проводится экспертиза ценности документов?

2. Кто входит в состав экспертной комиссии?

3. Каковы функции экспертной комиссии?