2015-07-03
719
Совещания
Всегда, когда два или более лиц занимаются одним делом, возникает потребность в согласованиях или координации, которую следует удовлетворять на совещаниях. Cуществуют чисто информационные совещания, на которых руководство фирмы информирует о внутрипроизводственных изменениях, результатах проектов, мероприятиях в рамках TQM и т.д. Cовещания могут также служить исключительно нахождению идей посредством мозговой атаки. Типичными содержаниями совещаний являются переговоры о размещении заказов с клиентами, структурирование сложных инвестиционных проектов и определение частных задач в рамках менеджмента проектов, поиск решений очередных проблем, беседы с сотрудниками и т.д. Часто речь идет также о разрешении конфликтов интересов, успешное устранение которых существенным образом зависит от умения руководителя совещания.
Различают два вида совещаний: формальные и неформальные. Оба вида оправданы, в зависимости от цели.
Формальные совещания
Формальные совещания отличаются следующими признаками:
· имеется твердо установленный руководитель, как правило, начальник, или «шеф»;
· имеется секретарь совещания, который по поручению руководителя обычно приглашает участников;
· на совещаниях или заседаниях, рассчитанных на несколько часов, существует повестка дня в письменной форме, которая чаще всего рассылается заблаговременно вместе с приглашением;
· пункты повестки дня подробно обсуждаются по возможности всеми участниками дискуссии, которым есть, что сказать;
· по каждому пункту повестки дня принимаются решения относительно предложений или отчетов, а также распределения различных задач между отдельными участниками дискуссии;
· составляется и рассылается протокол (Minutes);
при совещаниях между партнерами по совместным проектам с противоположными интересами протокол вначале должен быть согласован с обеими сторонами и затем скопирован ими.
Приглашение и повестка дня могут быть оформлены в комбинации или при большом объеме как отдельные документы. На рис. 9.12 показан образец приглашения.
| Приглашение обычно содержит: · тему совещания (обсуждение состояния рынка, обсуждение бюджета, обсуждение почты, совещание под названием «Глобализация», заседание комитета XYZ и т.д.); · дату, время начала, окончания, возможен «открытый конец» (рекомендуется твердое время); · место совещания, · имя лица, рассылающего приглашения участникам; · имя приглашающего (узнается чаще всего из штампа отправителя или темы совещания либо из подписи). Приглашение следует отправлять по возможности заблаговременно, чтобы все потенциальные участники могли соответственно планировать свое время. | Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес ……………………. Разослал ………………. ………………. Приглашение на совещание XYZ Время: Место: г. ….. ХХ.ХХ.ХХ | |
| Рис. 9.12. Образец приглашения |
